Часть 2. Опытно-промышленная эксплуатация srm системы: другие организационные и технические моменты.
В нашей предыдущей статье (Внедрение SRM-решения APS SMART: опытно-промышленная эксплуатация, ч.1 ) мы рассказали об этапах проведения опытно-промышленной эксплуатации в проекте автоматизации закупочной деятельности — так как полное и правильное проведение опытного периода эксплуатации гарантирует в будущем использование вашей информационной srm системы с максимальной эффективностью.
Кроме рассмотрения общего контура процесса внедрения: «разворачивание системы — настройка — перенос на продуктив (реальная среда работы) — обучение персонала», мы хотим акцентировать внимание и на других организационных и технических моментах, от которых зависит успешная работа обеих команд (и нашей и Заказчика) и финальное решение о приеме системы в эксплуатацию.
- Сохранение объективного баланса вовлечённости (задействования) пользователей в отдельных процессах. Это касается не только линейного персонала, но и руководства.
Например, топ-менеджер хотел видеть абсолютно всю информацию по закупкам в компании и ему включили все возможные настройки доступа. Но когда на его почту начало приходить по несколько сотен документов в день, это стало мешать. Избыточное количество информации и данных — такой же негативный фактор, как и недостаток информации.
- Анализ и оперативная перенастройка процессов.
Основная цель опытно-промышленной эксплуатации – наступить на все «грабли» и быстро их «выровнять» и на техническом, и на бизнес-уровне решения. И делать это нужно оперативно, с пониманием влияния результата изменений на весь процесс в целом.
Например, если некорректно составить маршрут согласования закупок, то это может привести к тому, что закупочная документация и информация будет попадать «посторонним» сотрудникам, и в результате все настройки маршрута нужно переделывать.
Также требуется учитывать моменты работы некоторых функций системы, которые невозможно проверить сразу после установки и настройки. Прежде всего, это может касаться генерации аналитических отчетов. Необходимо накопить определенный набор данных, на основании которых можно сгенерировать отчет, а потом сверить правильность результатов.
- Исполнение требований Заказчика по доработкам в системе и/или использованию дополнительных сервисов. В технических терминах это называется «кастомизация системы под бизнес-процессы Заказчика».
Возможности нашего программного продукта позволяют реализовать практически любое пожелание, но все же рациональность в подходах тут лучший советчик.
- Мониторинг изменений в регламентах предприятия, которые могут влиять на автоматизированные процессы, корректность отработки задач соответственно новым изменениям.
Например, компания обновила Регламент проведения закупок, соответственно, заложенные в него новые правила работы должны найти свое отображение и в системе.
- Обучение. Каждое внедрение предусматривает бесплатное обучение персонала (1 сессионный день). Также предоставляется вся пользовательская документация по работе в системе.
Этого вполне достаточно для сознательных и правильно мотивированных сотрудников. Но есть и такие, кто безответственно относится к обучению по принципу ППЗ («прогулял»-«проспал»-«забыл»). Заказчику надо быть готовым к тому, что, автоматизируя закупки – он получает не только прозрачные процессы, но и определенное тестирование своего персонала, в первую очередь, на честность и ответственность.
- Форс-мажорные обстоятельства. Форс-мажоры это не только в общепринятом понимании – пожары, наводнения и так далее, но и такие факторы, как например, длительное отсутствие Интернета, незапланированные простои проектных работы по вине третьих сторон и даже внеплановая проверка государственным органом у Заказчика. Это все те факторы, которые невозможно внести в план-график работ.
Вместе с Заказчиком стараемся предусмотреть, избежать, подготовить план «Б».
Да, внедрение автоматизации — процесс непростой, но специалисты команды APS с радостью окажут полное содействие и помощь в освоении нового, инновационного инструмента автоматизации закупочной деятельности.
