Когда закупки работают не всегда эффективно… Это не вина команды — это следствие того, что процессы формировались годами, «латались» под насущные потребности и перестали соответствовать реальным масштабам бизнеса. Время идет, условия меняются, рынок тоже… и без периодического аудита закупочных процессов торможение будет ощущаться все больше и больше.
Вашему вниманию первая статья цикла об аудите и консалтинге закупок для украинских компаний. Для чего нужен такой аудит, каковы его задачи, как он может влиять на общую деятельность компании и чем наша команда может помочь в этой сфере, читайте сегодня и в следующих публикациях.
Почему компании приходят к аудиту закупок
Большинство бизнесов годами работают в режиме «как всегда». Закупки происходят, товары приходят, поставщики отвечают. Кажется, все в норме.
Но как только компания начинает масштабироваться — хаос в процессах начинает дорого обходиться. Появляются задержки, документы теряются, бюджеты «съедаются», решения принимаются интуитивно, а руководство не получает ответов на простые вопросы:
Кто принял это решение?
Почему выбран этот поставщик?
Действительно ли цена самая лучшая?
На каком этапе зависла закупка?
Именно в этот момент бизнес понимает: без системного аудита закупок двигаться дальше — рискованно.
Почему компании теряют до 10–25 % бюджета именно в закупках
В большинстве бизнесов закупки — это один из крупнейших центров расходов.
Любая ошибка в процессах, отсутствие контроля или аналитики имеют прямое финансовое отражение.
По результатам аудитов APS SMART наиболее типичные причины потерь выглядят так:
✔ Отсутствие единого процесса закупок
Каждое подразделение работает по своим правилам → хаос в приоритетах, сроках, документах.
✔ Непрозрачное планирование
Закупки не привязаны к бюджету, задерживают выполнение проектов или приводят к чрезмерным расходам.
✔ Нестандартизированные требования к поставщикам
Отсутствие критериев качества, сроков и риск-контроля → сбои поставок, штрафы, простои.
✔ Высокая ручная нагрузка
Операции выполняются вручную, дублируются, не фиксируются системно → потери времени и неточности.
✔ Отсутствие аналитики расходов
Компания не знает структуру своих расходов, не контролирует динамику, не видит «узких мест». Именно поэтому аудит в APS всегда начинается с комплексной диагностики, чтобы показать бизнесу реальную картину.
Собственно эти позиции в основном и будут иметь свое подтверждение в кейсе, который мы рассматриваем сегодня.
Как проводится аудит закупок в подходе APS SMART. Реальный кейс
Недавно наша команда работала над проектом для отечественного производителя продуктов питания. К APS SMART заказчик обратился с запросом: понять, почему расходы растут, а скорость прохождения закупок падает, при этом операционное давление на команду увеличилось, а результат очень посредственный.
В этом проекте мы применили методику Procurement Maturity Assessment — анализ зрелости закупочной функции по четким критериям.
Команда APS исследовала более 40 параметров, среди которых:
- неприрывность процесса закупок;
- скорость и количество циклов согласования;
- роль отделов: кто инициирует, кто принимает решения, кто согласовывает;
- управление договорами;
- взаимодействие с поставщиками;
- планирование и контроль расходов;
- прозрачность данных;
- уровень автоматизации и зависимость от «ручных» инструментов.
Мы провели глубинные интервью, осуществили процесс-майнинг закупочных операций, проанализировали документы, запросы, истории взаимодействия с поставщиками и реальные кейсы проблемных закупок.
Что показал аудит: основные блоки ключевых проблем и выводы по ним
Отсутствие единого процесса закупок. Закупки выполнялись разными отделами параллельно, без единых правил. Решения принимались ситуативно. Все делали «по-своему».
Роль отдела закупок не была определена. Закупщики выполняли операционную работу, но не руководили процессом. Часть решений принималась вне процесса или без их участия.
Данные о закупках были распылены. Чаты, Excel, почта, телефон — информация не сходилась, не фиксировалась, не анализировалась.
Эти три группы проблем генерировали десятки микропотерь, которые в масштабе бизнеса перерастали в реальные финансовые риски.
Основные выводы аудита:
1. Неэффективная структура процессов.
Закупки были распределены между разными командами без четких ролей и ответственности.
2. Отсутствие полноценного SRM-подхода.
Не было формализованных критериев отбора и оценки поставщиков.
3. Закупочный цикл частично ручной.
Нестандартизированные документы → длительные согласования → задержки в производстве.
4. Отсутствие качественной аналитики.
Компания не имела единого источника информации о:
- затратах,
- динамике поставок,
- качестве поставок,
- источниках риска.
5. Транзакционные издержки слишком высоки.
Из-за ручных операций команда закупок выполняла непропорционально большой объем операционной работы.
Как аудит превратился в план трансформации закупок
После диагностики команда APS подготовила подробный отчет, в котором:
1. Сформированы ключевые инсайты
Мы не просто описали ошибки — мы показали, как именно они влияют на расходы, операционную устойчивость, скорость закупок и взаимодействие между департаментами.
2. Построена оптимизированная модель процесса
Создана новая структура закупочного цикла с четкими ролями, точками принятия решений, зонами ответственности и единым workflow.
3. Предложена операционная система управления закупками
Было определено: как должны работать планирование закупок, бюджетный контроль, SRM, аналитика, управление договорами, подход к выбору поставщиков.
4. Оценен потенциал автоматизации
Фактически аудит стал основой для дальнейшей цифровизации закупок, включая возможность внедрения APS SMART в качестве SRM+P2P системы.
5. Определена новая роль закупочной функции в компании, где закупки перестают быть «реактивным отделом» и переходят в проактивную, стратегическую роль.
Что получил бизнес после аудита
По завершении работы заказчик получил не просто отчет, а карту трансформации на несколько лет вперед:
- четкая модель закупок, которая устраняет хаос;
- прозрачные, измеримые процессы;
- возможность создать сильную закупочную функцию;
- инструменты для снижения затрат;
- стратегический фундамент для автоматизации.
Самое ценное — руководство наконец получило полную картину: как функционируют закупки на самом деле, где компания теряет деньги и что нужно изменить.
Аудит закупок — это не критика, а точка роста
У бизнеса часто есть страх, что аудит «откроет проблемы». Но проблемы существуют независимо от того, видим мы их или нет.
Аудит — это самый быстрый путь:
- выйти из операционного хаоса,
- построить систему принятия решений,
- усилить финансовую дисциплину,
- создать эффективную закупочную функцию.
Аудит закупок — шаг к построению зрелой модели закупок
Как показывает наш кейс, аудит закупок — это первый шаг к построению зрелой модели закупок, где процессы не просто «происходят», а управляются.
APS SMART сочетает закупочную экспертизу, технологии, методологию оптимизации процессов и командный консалтинг, чтобы помочь компаниям
Поэтому аудит закупочной функции — это не формальность и не «ревизия».
Это профессиональная диагностика, которая показывает:
- где компания теряет деньги,
- где процессы замедляют операционную деятельность,
- где возникают риски,
- и как можно перейти на новый уровень эффективности.
Готовы понять, что происходит в ваших закупках на самом деле?
Мы проведем аудит, покажем скрытые потери, создадим целевую модель процессов и поможем ее внедрить.
APS SMART — опыт, аналитика, технологии. Все, что нужно для современной закупочной функции.
