Цифровые поставки: интеграция закупок, логистики, склада и финансов. Почему классические закупки уже не работают
В B2B и B2B2C-моделях цепочка поставок становится все более сложной. Многоэтапные согласования, разные локации складов, аутсорсинг логистики, десятки поставщиков — все это требует четкой связи между системами.
Классические подходы (Excel, электронная почта, вручную перенесенные заказы) приводят к потерям, задержкам, ошибкам и неиспользованным возможностям.
Цифровое P2P — как это работает
P2P (Procure-to-Pay) — модель сквозного процесса: от подачи заявки до оплаты за товар. В современных системах P2P включает:
- Intake Management — сбор и маршрутизация заявок;
- Каталогизация — заказы из внешних каталогов поставщиков;
- Spot Buy — быстрые запросы среди пула поставщиков;
- Purchase Order — формирование заказов;
- Logistics & Delivery — контроль поставок;
- Warehousing — передача на склад, учет;
- Finance — связь с бюджетом, документооборот, оплата.
В APS SMART каждый этап реализован как часть сквозного цифрового процесса — без потери данных между подразделениями (отделами).
Как выглядит цифровая цепочка в APS SMART
1. Сбор заявки
- Форма с фиксацией категории, бюджета, сроков.
- Автоматическая проверка бюджета (если подключено).
2. Каталог/Spot Buy
- Поиск по электронному каталогу поставщика;
- Если товар отсутствует — запуск Spot Buy.
3. Формирование заказа
- Purchase Order со всеми спецификациями;
- Отправка поставщику для подтверждения.
4. Контроль доставки
- Поставщик подтверждает дату доставки, указывает транспорт и ТТН;
- Информация автоматически передается службе охраны и на склад.
5. Приемка товара
- Создание штрих-кода APS в формате заказчика;
- Интеграция с WMS (складской системой);
- Верификация количества, качества и соответствия.
6. Учет и документооборот
- Автоматическая передача документов в 1С, SAP, Oracle и т.д.;
- Подтягивание актов, накладных, инвойсов в единую систему;
- Подписание КЭП или другим способом.
7. Оплата
- Данные о приемке + накладная = основание для оплаты;
- Интеграция с финансовыми модулями;
- Возможность планирования платежного календаря.
Автоматизация логистики — ключ к эффективности
Поставка, контроль логистики — одна из самых сложных частей цепочки поставок. В APS SMART это:
- Контроль графика поставок (доставки) заказов;
- Автоматическое информирование склада и охраны;
- Передача данных о машине, водителе, номере авто;
- Приемка по штрих-кодам, с возможной интеграцией в WMS;
- Генерация и привязка всех документов к конкретной поставке;
- Возможность ведения цифрового календаря поставок или передача этих данных во внешние системы.
Интеграция с ERP и бухгалтерскими системами
Централизация учета — главное требование современных закупщиков и финансистов. APS SMART обеспечивает:
- Синхронизацию с остатками, кодами товаров, бюджетными лимитами;
- Передачу PO, GRN, накладных, актов в учетную систему;
- Совместимость с 1С, SAP, BAS, Microsoft Dynamics, Oracle и т. д.;
- API для интеграции с собственными решениями компании.
Новые возможности – модуль APS Discovery APS Prozorro Hub для поиска партнеров
Цифровая трансформация включает и выход за пределы собственного пула поставщиков. Именно для этого в APS SMART реализованы сервисные модули по поиску и приобретению новых партнеров, поставщиков:
- Создание запроса по рынку;
- Поиск новых поставщиков, по ключевым словам, cpv-коду, ЕГРПОУ;
- Базовый анализ деятельности потенциального партнера;
- Формирование короткого списка и автоматический запуск процедуры.
Этот функционал позволяет быстро найти новых партнеров для стратегических закупок, особенно в случаях дефицита или изменения логистических маршрутов.
Что получает бизнес от сквозной автоматизации
| Функция | Результат |
| Планирование | Видимость по бюджету, потребностям, приоритетам |
| Выполнение | Контроль всех заказов, от заявки до поставки |
| Взаимодействие | Заказчики, закупщики, поставщики, логисты — на одной платформе |
| Складирование | Ускорение обработки товара, меньше ошибок, валидация по штрих-коду |
| Бухгалтерия\финансы | Меньше ручной работы, быстрее закрытие периода, снижение риска двойной оплаты |
| Аналитика | Развернутые отчеты, ABC-анализ, мониторинг KPI, удобные визуализации |
Выводы
Цифровая трансформация закупок — это не только удобство, но и конкурентное преимущество. Объединение закупок, логистики, склада, учета и финансов в едином P2P-цикле позволяет компании быстрее адаптироваться к изменениям, контролировать расходы и развивать цепочки поставок.
APS SMART обеспечивает не просто автоматизацию, а системное управление закупками и поставками в масштабах всего предприятия.
