Ни одна компания не видит свои закупки «изнутри» настолько четко, как это выявляется во время профессиональной диагностики.
Ежедневная рутина скрывает проблемы, а хаотичные процессы кажутся нормой — пока не начинается глубокий анализ.
В консалтинговом кейсе APS SMART диагностика стала вторым и ключевым этапом после аудита. Она позволила увидеть реальную структуру процессов, найти bottlenecks и оценить, какой экономический эффект даст оптимизация.
Что такое диагностика закупочных процессов
Это структурированный анализ всех операций в закупках:
- от инициирования потребности до получения товара/услуги,
- от работы с поставщиками до контроля бюджета,
- от согласования документов до аналитики расходов.
Диагностика не просто фиксирует «где-то что-то не так». Она показывает, почему именно система работает медленно, дорого или непрозрачно — и как это влияет на бизнес в цифрах.
Типичные узкие места, которые выявляются при диагностике
В проекте APS SMART были найдены классические для украинских компаний bottlenecks:
1. Размытые правила инициирования потребности
Подразделения подавали заявки в разных форматах, по разным каналам, без унифицированных требований.
Последствия: задержки → дублирование → хаос в приоритетах → увеличение нагрузки на закупки.
2. Слишком много ручной работы
До 60–70% операций выполнялись вручную: копирование данных, создание документов, контроль дедлайнов.
Последствия: высокие транзакционные издержки → ошибки → невозможность масштабироваться.
3. Нестандартизированные маршруты согласования
У разных типов закупок — свои неформализованные циклы согласования. Кто-то согласовывает по почте, кто-то по телефону, кто-то в Excel.
Последствия: невозможно контролировать сроки → сбои поставок → риски для производственных процессов.
4. Отсутствие единой модели взаимодействия с поставщиками
SRM существует номинально, но не как система: нет оценки, категоризации, истории, критериев, KPI.
Последствия: компания «не видит» поставщиков → нет рычагов управления качеством → растут риски.
5. Аналитика либо отсутствует, либо не соответствует реальности
Данные хранятся в разных источниках, не интегрированы, часто содержат ошибки.
Последствия: руководство не имеет единой картины → решения принимаются интуитивно, а не на основе данных.
Как проходила диагностика в кейсе APS SMART
1. Картирование процессов «as is»
Консультанты исследовали все потоки процесса:
заявка → согласование → выбор поставщика → договор → заказ → контроль выполнения → получение → оплата → аналитика.
Фиксировался каждый участник, каждое действие, каждый документ.
2. Анализ временных и финансовых потерь
Для каждого этапа определили:
- время выполнения (lead time),
- стоимость операции,
- риски,
- коллизии и дублирование,
- «узкие места», которые вызывали задержки.
3. Оценка зрелости закупочной функции
Методика основана на международных моделях Procurement Maturity:
- operational level → reactive,
- tactical → planned,
- strategic → optimized.
Компания-заказчик находилась между 1 и 2 уровнем, но с потенциалом до 3 при условии трансформации.
4. Формирование карты приоритетов
APS SMART создала карту изменений, которая показывает:
- что нужно менять в первую очередь,
- что дает наибольший экономический эффект,
- как переход повлияет на бизнес-процессы.
Почему диагностика критически важна перед автоматизацией
Многие компании пытаются сразу «натянуть систему» на живые рабочие процессы.
Но без диагностики и анализа никакая автоматизация не будет работать эффективно.
Причина проста: автоматизация хаоса = автоматизированный хаос.
Диагностика позволяет:
- стандартизировать процессы перед цифровизацией,
- определить правильную модель P2P/SRM,
- сократить операционную нагрузку,
- настроить контроль и прозрачность,
- создать единый источник правды о закупках.
Показатели, которые были улучшены уже на этапе диагностики
После упорядочения процессов, даже до старта автоматизации:
- время согласования заявок сократилось на 20–25%,
- количество ручных операций — минус 30%,
- снизилось количество ошибок в номенклатуре,
- улучшилось качество взаимодействия подразделений,
- появилась прозрачная ответственность между ролями.
Вместо выводов: аудит — управленческий инструмент
Диагностика — это не просто анализ.
Это управленческий инструмент, позволяющий компании увидеть реальную картину, измерить потери и выбрать правильный путь трансформации.
В кейсе APS SMART диагностика стала основой для:
- проектирования новой модели закупок,
- запуска SRM и бюджетирования,
- внедрения APS SMART как системы управления закупками,
- создания полной аналитики расходов.
Об этом — в наших следующих публикациях.
Вас может заинтересовать эта статья Аудит закупок: выявление проблем, оптимизация процессов и экономический эффект для бизнеса — из кейса APS SMART
Хотите упорядочить закупки в своей компании?
APS SMART сочетает в себе закупочный консалтинг, инженерию процессов, SRM-решения и автоматизацию.
ОБРАЩАЙТЕСЬ!
.Мы помогаем бизнесу построить прозрачную, измеримую и управляемую закупочную модель.
