Целевая модель закупок Target Operating Model (TOM): как производственный бизнес переходит от хаоса к управляемой системе

Закупки могут «работать». Поставки происходят, договоры подписываются, производство не останавливается.

Но в то же время бизнес теряет деньги — медленно, системно и почти незаметно.

Именно с таким запросом к APS SMART обратилась группа компаний по переработке продуктов питания. Внешне процессы выглядели стабильными. Внутри — бесконечные ручные согласования, выбор поставщиков «по памяти», тендеры без четкой логики, разрозненные данные и отсутствие полной картины расходов.

Руководство чувствовало: проблема не в людях и не в системе. Проблема — в отсутствии модели.

Что такое целевая модель закупок (Target Operating Model)

Целевая модель закупок (TOM, Target Operating Model) — это ответ на простой, но стратегический вопрос:

«Как должны работать закупки, чтобы поддерживать бизнес, а не догонять его?»

Это структура того, как должны работать закупки после трансформации:

• роли и ответственность,
• стандартизированные процессы,
• SRM-модель,
• методы планирования и бюджетирования,
• цифровые инструменты,
• аналитика и контроль.

Речь не идет об автоматизации ради автоматизации. И не о новой системе как таковой.

Это о будущей архитектуре функции:

• кто за что отвечает,
• как движется заявка,
• по каким принципам выбираются поставщики,
• как синхронизируются производство, финансы и МТП,
• какие данные считаются «единственной правдой».

Без этой модели цифровизация превращается в дорогую имитацию порядка.

Целевая модель определяет будущее состояние — а консалтинг APS SMART создает маршрут перехода от «as is» к «to be».

Что должна обеспечивать современная целевая модель закупок

Это не только замена инструментов или автоматизация. Это изменение подхода, где закупки становятся централизованной, регламентированной и аналитической функцией, а не набором персональных практик.

Почему компаниям нужна TOM перед автоматизацией

Без TOM автоматизация почти всегда дает низкий результат.

Самые распространенные сценарии:

• компания покупает систему, но процессы остаются хаотичными;
• функции дублируются между подразделениями;
• SRM не работает, потому что нет критериев оценки;
• бюджеты формируются вручную, хотя система это позволяет;
• аналитика не соответствует реальности, потому что данные не стандартизированы.

Целевая модель решает эти проблемы до того, как начинается цифровизация.

Почему без Target Operating Model автоматизация не дает результата

Во многих компаниях сценарий выглядит одинаково: внедряется система управления закупками, но процессы остаются хаотичными.

Данные не стандартизированы. Функции дублируются. SRM формально существует, но не работает. В результате — разочарование в цифровой трансформации.

Целевая модель закупок позволяет сначала выстроить фундамент, а уже потом масштабировать его через программное обеспечение.

Именно поэтому в этом кейсе консалтинг и внедрение APS SMART шли параллельно.

С чего начался консалтинговый проект APS SMART (as-is)

Во время аудита AS-IS процессов мы не искали «виновных». Мы искали логику.

И увидели типичную для производственного бизнеса картину, где часто:

• Планирование формировалось не от производственной потребности, а от конкретного менеджера. Если менеджер внимательный — все хорошо. Если нет — появляются излишки или дефицит сырья.
• Тендеры проводились, но документация хранилась частично в почте, частично в Excel.
• Поставщиков часто выбирали на основе предыдущего опыта, а не системной оценки.
• Контроль оплат был неформальным, поэтому поставщики закладывали риски просрочек в цену.
• Цепочка «заявка → тендер → договор → заказ → оплата» существовала, но не как единая система — она была разорвана между разными инструментами.

Самое критическое — компания не могла точно измерить эффективность закупок. Не было ни прозрачной аналитики, ни KPI, ни полноценного портфеля поставщиков.

Как APS SMART строила целевую модель для клиента (to-be)

Построение Target Operating Model (TOM) не начиналось с программного обеспечения. Оно начиналось с логики процессов.

Мы сформировали единый операционный цикл Procure-to-Pay — от момента появления потребности до финального платежа. Каждый этап был связан с предыдущим и следующим. Исчезли дублирования, исчезли «ручные проверки ради проверки», исчезли зоны, где ответственность размывалась.

Отдельный акцент сделали на планировании. Производство стало точкой отсчета. Данные из ERP превратились в основу формирования заявок. Закупки перестали работать в режиме «тушения пожаров» и начали действовать проактивно.

Не менее важным элементом стала SRM-модель (Supplier Relationship Management). Поставщики получили сегментацию, критерии оценки, историю взаимодействия. Отношения стали управляемыми, а не интуитивными.

Мы также подробно прописали роли и ответственность (матрица RACI). После этого между производством, финансами и закупками стало меньше конфликтов — потому что появилась четкость.

И, возможно, самое сложное — архитектура данных. Номенклатура была очищена, классификация стандартизирована, аналитика — структурирована. Закупки стали измеримыми в реальном времени через платформу APS SMART.

Основные блоки новой модели закупок

APS SMART работает в формате Hybrid Business Consulting + ПО, то есть одновременно трансформирует процессы и подключает цифровые модули.

Для Заказчика было выполнено:

• глубокий аудит AS-IS процессов, тайминг, интервью с ключевыми сотрудниками
• проектирование целевой модели процессов и структуры закупок
• оптимизация терминологии и номенклатурных справочников
• построение цепочки закупок TO-BE (заявки, тендеры, договоры, партийные заказы, оплаты, SRM)
• определение ролей, маршрутов согласований, взаимодействия между МТП, производством, финансами;
• рекомендации по глубине автоматизации (12 модулей APS SMART)
• подготовка пошагового плана трансформации на 1–8 месяцев.

Это позволило построить систему, где закупки работают не «вопреки процессам», а благодаря процессам.

В этом проекте TOM состояла из следующих блоков:

Новый операционный цикл P2P (Procure-to-Pay). Единая логика данных и процессов

Был создан унифицированный процесс, который включает:

• формирование потребности,
• согласование,
• выбор поставщика,
• заказ,
• приемку,
• оплату,
• архитектуру данных для аналитики.

Кандидаты на дублирование были устранены, а задержки — ликвидированы.

Все закупки проходят одинаковый путь — от заявки до оплаты — в единой цифровой среде (платформа APS SMART).

Это устраняет дублирование, сокращает время согласования и позволяет руководству видеть полную картину в реальном времени.

Прозрачные торги и многотуровые процедуры

Рекомендовано использование более широкого спектра торговых процедур: RFx, редукции, комбинированные тендеры — быстрее, уменьшая расходы и устраняя человеческий фактор в распределении объемов.

Интегрированная цепочка: договор → заказ → приемка → оплата

Контракты согласовываются онлайн, поставки контролируются партиями, платежи формируются автоматически на основе выполненных заказов.

Модель планирования закупок. Планирование на основе производственной потребности

До трансформации планирование было реактивным: заявки подавались в разных форматах, не привязывались к бюджету, а часть расходов не контролировалась.

После внедрения TOM:

• сформирована единая система планирования,
• определены горизонты и циклы,
• создан механизм синхронизации планов с производством и финансами.

Это позволило закупкам работать прогнозируемо и согласованно с бизнесом.

Данные из ERP становятся точкой «правды»: система переносит подтвержденную потребность в APS Request (Заявка), автоматически проверяет остатки, бюджет и сроки производства.

Роли, ответственность, матрица RACI

Компания получила четкое распределение:

• кто инициирует,
• кто согласовывает,
• кто закупает,
• кто контролирует,
• кто отвечает за качество данных.

Все «серые зоны», которые создавали конфликты и задержки, были устранены.

SRM-модель с четкими правилами взаимодействия. Формализованный выбор поставщиков

Предварительно SRM не был формализован, поэтому компания: не оценивала поставщиков, не имела истории взаимодействия, не могла влиять на риски и качество.

В целевой модели:

• появилась сегментация поставщиков,
• критерии оценки (время, качество, соответствие договорам),
• правила коммуникации и фреймворк развития партнерства.

Вместо выбора поставщика «по памяти» — регламентированный процесс с помощью специализированных инструментов: APS Discovery, APS ProzorroHub, плюс стандартизированные анализы SRM-модуля, протоколирование решений, мониторинг, учет (карточки поставщиков).

Аналитика и KPI

Это один из самых сильных блоков TOM.

До трансформации аналитика не отражала реальности, потому что: данные были разбросаны по Excel-файлам, номенклатура содержала ошибки, не было единой классификации.

После построения TOM:

• создана единая структура данных,
• стандартизирована номенклатура,
• определены аналитические дашборды,
• описаны правила работы с данными для всей компании.

Компания получает возможность не только выполнять закупки, но и измерять эффективность, прогнозировать риски и управлять портфелем поставщиков.

Результаты трансформации закупок для заказчика консалтинга

Через несколько месяцев после внедрения целевой модели компания увидела измеримый эффект.

• Операционный цикл сократился на 30–40%.
• Ручные операции уменьшились почти вдвое.
• Сократился оборотный капитал благодаря точному планированию.
• Выросла конкуренция в тендерах, что напрямую повлияло на закупочные цены.
• Руководство получило аналитику в реальном времени вместо сводок «на конец месяца».

Но самое важное — изменилась роль закупок в компании. Они перестали быть сервисной функцией, которая просто выполняет заявки. Они стали элементом управления маржинальностью и рисками бизнеса.

Почему целевая модель закупок важна для производственных компаний

Для предприятий по переработке и со сложными цепочками поставок закупки напрямую влияют на:

• стабильность производства,
• качество конечного продукта,
• оборотный капитал,
• финансовый результат.

Target Operating Model позволяет синхронизировать закупки со стратегией компании, сделать их прозрачными, управляемыми и масштабируемыми.

Целевая модель закупок — это не теоретическая конструкция и «документ». Это практический инструмент трансформации.

Хотите упорядочить закупки в своей компании?

APS SMART сочетает в себе закупочный консалтинг, инженерию процессов, SRM-решения и автоматизацию.

ОБРАЩАЙТЕСЬ!
Мы помогаем бизнесу построить прозрачную, измеримую и управляемую закупочную модель.

Вас может заинтересовать эта статья:  Диагностика процессов как часть консалтинга: фундамент успешной трансформации закупок