Продолжаем знакомить с нашим новым продуктом – системой (модулем) электронного документооборота APS DOCS.
В педыдущей статье мы вас познакомили с APS DOCS – современным инструментом управления работы с документами и надежным помощником для увеличения скорости прохождения бизнес-процессов компании.
Наша система имеет многовекторную направленность в своем целевом назначении. Сегодня акцентируем внимание на еще одной стратегической цели в операционном управлении, где одну из главных ролей может взять на себя СЭДО APS DOCS — формирование единой информационной среды компании.
Если взять за определение «электронная информационная среда компании» как совокупность создаваемых технических (программных) средств хранения, обработки и передачи информации (данных или документов), которые курсируют внутри, сберегаются и частично выдаются на вне в любой компании в рамках корпоративной культуры и политики, получим контур компетенций, для управления которыми вам может помочь ПО APS DOCS.
Концепт СЭДО APS DOCS
Круг компетенций APS DOCS включает в себя процессы автоматизации внешнего и внутреннего документооборота различных целевых (профессиональных) направлений, возможность интеграции со сторонними сервисами и системами с целью передачи данных (CRM, ERP, HRM, сервисы мгновенной передачи электронных документов и т.п.).
Каждый автоматизированный процесс имеет широкие функциональные возможности, призванные обеспечить организацию, структуризацию и управление работой с документами в компании.
Функциональные блоки APS DOCS для создания информационной среды компании
Настройка и администрирование, контроль выполнения
Система APS DOCS включает в себя средства для самостоятельного администрирования системы специалистами Заказчика:
- возможность описания схем бизнес-процессов и схем движения документов без программирования с привязкой к конкретным объектам ПО: документ, резолюция, любой другой набор данных;
- возможность настройки разных условий отбора (фильтров) для выборки данных без программирования (с помощью встроенных инструментов);
- наличие универсального механизма настройки доступа к объектам программного обеспечения, переназначения доступа, выдачи доступа на определенный период.
Возможные ролевые модели пользователей:
Создание иерархии резолюций, возможность добавления резолюции в резолюцию. Контроль за исполнением дерева резолюций.
Наличие различных ролей, работающих с резолюциями/поручениями:
- инициатор;
- контролирующий;
- исполнитель.
Контроль за исполнением документов:
- постановка документов на контроль;
- возможность многоуровневого контроля: контроль на уровне группы/подразделения/предприятия;
- автоматический контроль за сроками и ответственными на каждом этапе обработки документа;
- контроль за плановыми и фактическими сроками выполнения резолюции/поручения/документа в целом;
- мониторинг невыполненных документов на всех управленческих уровнях.
Система напоминаний и оповещений:
- для исполнителей;
- для руководителей.
Справочники и классификаторы
Модуль поддерживает возможность создания новых справочников компании и классификаторов, их ведение и актуализацию. В т.ч. с поддержкой иерархии и наследования элементов нормативно справочной информации.
В частности, ведение справочника персонала с подстановкой справочных реквизитов персоны в момент «подвязки» данных сотрудника в документ (ФИО, должность и т.п.).
Ведение справочника контрагентов.
В рамках разграничения доступа пользователей есть возможность разграничения доступа к элементам нормативно-справочной информации.
Безопасность и интеграция
Администрирование и защита каналов передачи информации:
- защита каналов передачи данных между компонентами решения и внешними системами;
- аутентификация пользователей согласно протоколу LDAP;
- возможность подключение внешних пользователей (в т.ч. для подписания документов).
Авторизация пользователей и защита информации от несанкционированного доступа:
- разделение ролей по группам пользователей для доступа к информации и функциям системы;
- формирование индивидуального программного меню для каждого пользователя в зависимости от роли в системе;
- автоматическое логирование действий пользователей.
APS DOCS автоматически интегрирован со всеми другими модулями программного обеспечения APS SMART и, при необходимости, интегрируется со сторонними онлайн-сервисами мгновенной передачи документов: Вчасно, Document.OnLine, Deals, и т.п.
В модуле присутствуют встроенные средства для работы с электронной подписью (ЭЦП)/квалифицированной электронной подписью (КЭП) аккредитованных ЦСК Украины.
Работа с внешними адресатами. Кабинет Контрагента
Специальный функциональный Кабинет с возможностью самостоятельной регистрации и авторизации. Возможность создания контрагентом отдельных документов для передачи Заказчику, подписание документов КЭП.
Работа с документами в рамках Кабинета:
- поиск документов;
- шаблоны документов;
- настройка сообщений.
Результат внедрения APS DOCS
Единое информационное пространство компании с использованием безбумажного документооборота, а также:
- Высвобождение ресурсов, снижение административных расходов.
- Минимизация человеческого фактора, сокращение времени на делопроизводство, ускорение бизнес-процессов.
- Онлайн доступ к информации для всех привлеченных сотрудников, подразделений и владельцев бизнеса.
- Ролевая модель доступа к информации, контроль действий персонала, конфиденциальность
- Динамическая настройка документооборота под изменяющиеся бизнес-процессы и законодательство.
Все документы компании в одном месте – безопасно, экологично, доказательно!
