Ещё несколько лет назад электронные закупки ассоциировались преимущественно с крупными корпорациями и государственными тендерами. Сегодня ситуация изменилась.
Малый и средний бизнес всё чаще использует электронные тендеры для закупки сырья, офисного оборудования, логистических услуг, маркетинга, ИТ-решений и сотен других категорий товаров и услуг.
Причина проста: конкуренция между поставщиками растет, а деньги считают все.
Если ваша компания до сих пор проводит закупки через электронную почту, телефонные звонки, мессенджеры и Excel-файлы, цифровизация закупок может оказаться гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.
Электронные закупки — это не сложные системы
Многие компании откладывают изменения из-за страха перед автоматизацией.
Руководители представляют себе длительное внедрение программного обеспечения, обучение сотрудников, новые регламенты и дополнительные расходы.
На самом деле в большинстве случаев переход к электронным закупкам начинается с одного простого шага — проведения первого тендера в электронном формате.
Без перестройки всей компании. Без дорогостоящих ИТ-проектов. Без многомесячных внедрений.
Первые 5 шагов к электронным закупкам
Если упростить весь процесс до минимума, план будет выглядеть следующим образом:
- Зарегистрироваться на выбранной вами электронной платформе (сайте) закупок.
- Провести первый тендер.
- Пригласить к участию своих текущих поставщиков.
- Добавить новых участников рынка, желающих принять участие.
- Сравнить результат с предыдущим способом закупок, проанализировать.
Попробовать несколько раз с другими категориями, критериями, сроками.
После этого компания уже может оценить реальный эффект от электронных закупок и принимать решения о дальнейшей автоматизации.
Шаг 1. Выберите электронный инструмент (сервис, систему, программу, платформу)
Первый вопрос, который возникает почти у всех компаний:
Какой инструмент нам нужен?
Здесь важно не запутаться в терминах.
На рынке существуют два разных подхода.
Электронная торговая площадка или тендерная платформа*
Это самый простой вариант для старта. Он подойдет, если компания хочет:
- провести тендер;
- найти новых поставщиков;
- получить больше ценовых предложений;
- повысить конкуренцию;
- сделать закупки более прозрачными.
Для большинства малых и средних компаний именно тендерная платформа становится первым шагом к цифровизации.
* Государственные компании используют платформу Prozorro (согласно Закона Украины «О публичных закупках» (№ 922-VIII), коммерческие компании — любые другие электронные тендерные площакдки, например Salesbook.
Система управления закупками*
Это уже следующий уровень развития. Такие решения помогают управлять всей закупочной деятельностью компании:
- заявками;
- бюджетами;
- согласованиями;
- тендерами;
- договорами;
- поставками;
- аналитикой.
* Например, система SRM APS Smart.
Если коротко: тендерная платформа помогает провести закупку, а система управления закупками — управлять всей закупочной функцией компании.
Шаг 2. Начните с простой закупки
Одно из самых распространенных заблуждений начинать цифровизацию со сложных или стратегических закупок.
Гораздо эффективнее выбрать категорию, где риски минимальны.
Например:
- канцелярские товары;
- компьютерная техника;
- топливо;
- логистические услуги;
- хозяйственные товары;
- офисное оборудование.
Составьте спецификацию, пригласите поставщиков и посмотрите, какой результат покажет рынок. Первый тендер это не экзамен. Это тестирование нового инструмента и новых возможностей.
Шаг 3. Откройте закупку для новых поставщиков
Именно на этом этапе многие компании получают первый ощутимый экономический эффект.
Часто проблема заключается не в том, что текущий поставщик работает дорого. Проблема в том, что он единственный.
Когда к закупке присоединяются новые участники рынка, появляется конкуренция, а конкуренция почти всегда влияет на цену, сервис и условия сотрудничества.
Иногда даже одно дополнительное предложение может изменить результат закупки.
Шаг 4. Постепенно формируйте правила закупок
После нескольких успешных тендеров компания начинает видеть слабые места процесса.
Именно тогда возникают вопросы:
- кто формирует закупку;
- кто согласовывает расходы;
- какие закупки требуют дополнительного контроля;
- как оценивать поставщиков;
- кто принимает окончательное решение.
Важно понимать: правила закупок не обязательно разрабатывать до начала работы. Чаще всего они формируются постепенно по мере накопления практического опыта.
Шаг 5. Автоматизируйте то, что начинает отнимать время
Рано или поздно компания замечает, что объем закупок растет. Появляются десятки согласований, много поставщиков, внутренних документов и отчетов.
Это сигнал о том, что пришло время переходить от отдельных тендеров к комплексному управлению закупками.
Признаки готовности к автоматизации:
- десятки закупок ежемесячно;
- множество согласований;
- обширная база поставщиков;
- потребность в аналитике;
- контроль бюджетов и договоров.
Самая распространенная ошибка при переходе на электронные закупки
Многие компании пытаются изменить всё и сразу. Создают новые регламенты, перестраивают структуру, внедряют сложные системы и составляют десятки внутренних документов. В результате проект затягивается, а команда теряет мотивацию.
Гораздо эффективнее двигаться постепенно: сначала провести несколько электронных закупок, получить первые результаты, а уже потом переходить к автоматизации и развитию закупочной функции.
Еще несколько вопросов, которые часто возникают на старте
Нужны ли нашей компании электронные закупки вообще?
Если вы регулярно закупаете товары или услуги у внешних поставщиков, ответ почти всегда будет положительным. Электронные закупки помогают не только сокращать расходы, но и получать больше рыночных предложений, уменьшать зависимость от отдельных поставщиков и делать процесс принятия решений более прозрачным.
Как убедить руководство перейти на электронные закупки?
Лучший аргумент не презентация и не теория, а результаты первого тендера. Даже одна закупка часто показывает реальный уровень рыночных цен и демонстрирует экономический эффект, понятный любому руководителю или владельцу бизнеса.
Какие процессы в компании придется менять?
На старте минимальные. В большинстве случаев достаточно определить ответственных за закупки, порядок согласования и критерии выбора поставщиков. Более сложные регламенты обычно формируются постепенно, по мере накопления практического опыта.
Когда стоит привлекать консультантов по закупкам?
Внешняя экспертиза может быть полезна, если компания планирует масштабную трансформацию закупочной функции, имеет сложную организационную структуру или стремится быстро построить эффективную систему закупочных процессов. Для проведения первых тендеров консалтинг обычно не является обязательным.
Когда наступает время автоматизации?
Автоматизация становится актуальной тогда, когда ручное управление начинает отнимать слишком много времени. Если компания проводит десятки закупок ежемесячно, работает с большим количеством поставщиков или нуждается в детальной аналитике и контроле расходов, стоит рассмотреть внедрение специализированных систем управления закупками.
С чего начать уже сегодня
Если ваша компания только рассматривает возможность перехода на электронные закупки, не пытайтесь решить все вопросы сразу. Начните с одного тендера. Иногда именно первая закупка показывает больше, чем десятки презентаций, консультаций и внутренних совещаний.
Ведь главное преимущество электронных закупок не в технологиях как таковых, а в возможности принимать решения на основе реальной конкуренции и прозрачных рыночных предложений.
И, главное, если есть сомнения — проконсультируйтесь с нами!
Мы можем реально помочь вам перейти на электронные закупки на выгодных условиях!
