Ще кілька років тому електронні закупівлі асоціювалися переважно з великими корпораціями та державними тендерами. Сьогодні ситуація змінилася.
Малий і середній бізнес дедалі частіше використовує електронні тендери для закупівлі сировини, офісного обладнання, логістичних послуг, маркетингу, ІТ-рішень та сотень інших категорій товарів і послуг.
Причина проста: конкуренція між постачальниками зростає, а гроші рахують усі.
Якщо ваша компанія досі проводить закупівлі через електронну пошту, телефонні дзвінки, месенджери та Excel-файли, цифровізація закупівель може виявитися набагато простішою, ніж здається на перший погляд.
Електронні закупівлі — це не про складні системи
Багато компаній відкладають зміни через страх перед автоматизацією.
Керівники уявляють тривале впровадження програмного забезпечення, навчання співробітників, нові регламенти та додаткові витрати.
Насправді у більшості випадків перехід до електронних закупівель починається з одного простого кроку — проведення першого тендеру в електронному форматі.
Без перебудови всієї компанії. Без дорогих ІТ-проєктів. Без багатомісячних впроваджень.
Перші 5 кроків до електронних закупівель
Якщо спростити весь процес до мінімуму, план виглядатиме так:
- Зареєструватися на вибраній вами електронній платформі(сайті) закупівель.
- Провести перший тендер.
- Запросити до участі своїх поточних постачальників.
- Додати нових учасників ринку, що забажають взяти участь .
- Порівняти результат із попереднім способом закупівлі, проаналізувати.
Спробувати кілька разів з іншими категоріями, критеріями, таймінгом.
Після цього компанія вже може оцінити реальний ефект від електронних закупівель і приймати рішення щодо подальшої автоматизації.
Крок 1. Оберіть електронний інструмент (сервіс, систему, програму, платформу)
Перше питання, яке виникає майже у всіх компаній:
Який інструмент нам потрібен?
Тут важливо не заплутатися в термінах.
На ринку існують два різні підходи.
Електронний торговий майданчик або тендерна платформа*
Це найпростіший варіант старту.
Він підійде, якщо компанія хоче:
- провести тендер;
- знайти нових постачальників;
- отримати більше цінових пропозицій;
- підвищити конкуренцію;
- зробити закупівлі більш прозорими.
Для більшості малих і середніх компаній саме тендерна платформа стає першим кроком цифровізації.
* Державні компанії використовують платформу Prozorro (выдповідно до Закону України «Про публичні закупівлі (№ 922-VIII), комерційні – будь-які інші електронні тендерні майданчики, типу Salesbook.
Система управління закупівлями*
Це вже наступний рівень розвитку.
Такі рішення допомагають керувати всією закупівельною діяльністю компанії:
- заявками;
- бюджетами;
- погодженнями;
- тендерами;
- договорами;
- поставками;
- аналітикою.
* До прикладу, SRM система APS Smart.
Якщо коротко: тендерна платформа допомагає провести закупівлю, а система управління закупівлями — керувати всією закупівельною функцією компанії.
Крок 2. Почніть із простої закупівлі
Одна з найпоширеніших помилок починати цифровізацію зі складних або стратегічних закупівель.
Набагато ефективніше обрати категорію, де ризики мінімальні.
Наприклад:
- канцтовари;
- комп’ютерна техніка;
- паливо;
- логістичні послуги;
- господарські товари;
- офісне обладнання.
Сформуйте специфікацію, запросіть постачальників і подивіться, який результат покаже ринок. Перший тендер це не екзамен. Це тестування нового інструменту та нових можливостей.
Крок 3. Відкрийте закупівлю для нових постачальників
Саме на цьому етапі багато компаній отримують перший відчутний економічний ефект.
Часто проблема полягає не в тому, що поточний постачальник працює дорого. Проблема в тому, що він єдиний.
Коли до закупівлі долучаються нові учасники ринку, з’являється конкуренція. А конкуренція майже завжди впливає на ціну, сервіс та умови співпраці.
Іноді навіть одна додаткова пропозиція може змінити результат закупівлі.
Крок 4. Поступово формуйте правила закупівель
Після кількох успішних тендерів компанія починає бачити слабкі місця процесу.
Саме тоді виникають питання:
- хто створює закупівлю;
- хто погоджує витрати;
- які закупівлі потребують додаткового контролю;
- як оцінювати постачальників;
- хто ухвалює остаточне рішення.
Важливо розуміти: правила закупівель не обов’язково створювати до старту. Найчастіше вони формуються поступово — разом із практичним досвідом.
Крок 5. Автоматизуйте те, що починає забирати час
Рано чи пізно компанія помічає, що обсяг закупівель зростає. З’являються десятки погоджень, багато постачальників, внутрішні документи та звіти.
Це сигнал, що настав час переходити від окремих тендерів до комплексного управління закупівлями.
Ознаки готовності до автоматизації:
- десятки закупівель щомісяця;
- багато погоджень;
- велика база постачальників;
- потреба в аналітиці;
- контроль бюджетів та договорів.
Найпоширеніша помилка під час переходу на електронні закупівлі
Багато компаній намагаються змінити все й відразу. Створюють нові регламенти, перебудовують структуру, впроваджують складні системи та пишуть десятки внутрішніх документів. У результаті проєкт затягується, а команда втрачає мотивацію.
Набагато ефективніше рухатися поступово: спочатку провести кілька електронних закупівель, отримати перші результати, а вже потім переходити до автоматизації та розвитку закупівельної функції.
Ще кілька питань, які часто виникають на старті
Чи потрібні нашій компанії електронні закупівлі взагалі?
Якщо ви регулярно закуповуєте товари або послуги у зовнішніх постачальників, відповідь майже завжди буде позитивною. Електронні закупівлі допомагають не лише знижувати витрати, а й отримувати більше ринкових пропозицій, зменшувати залежність від окремих постачальників та робити процес ухвалення рішень більш прозорим.
Як переконати керівництво перейти на електронні закупівлі?
Найкращий аргумент не презентація і не теорія, а результати першого тендеру. Навіть одна закупівля часто показує реальний рівень ринкових цін і демонструє економічний ефект, який зрозумілий будь-якому керівнику або власнику бізнесу.
Які процеси в компанії доведеться змінювати?
На старті мінімальні. У більшості випадків достатньо визначити відповідальних за закупівлю, порядок погодження та критерії вибору постачальників. Більш складні регламенти зазвичай формуються поступово, разом із накопиченням практичного досвіду.
Коли варто залучати консультантів із закупівель?
Зовнішня експертиза може бути корисною, якщо компанія планує масштабну трансформацію закупівельної функції, має складну організаційну структуру або прагне швидко побудувати ефективну систему закупівельних процесів. Для проведення перших тендерів консалтинг зазвичай не є обов’язковим.
Коли настає час автоматизації?
Автоматизація стає актуальною тоді, коли ручне управління починає забирати занадто багато часу. Якщо компанія проводить десятки закупівель щомісяця, працює з великою кількістю постачальників або потребує детальної аналітики та контролю витрат, варто розглядати впровадження спеціалізованих систем управління закупівлями.
З чого почати вже сьогодні
Якщо ваша компанія тільки розглядає можливість переходу на електронні закупівлі, не намагайтеся вирішити всі питання одразу. Почніть із одного тендеру. Іноді саме перша закупівля показує більше, ніж десятки презентацій, консультацій і внутрішніх нарад.
Адже головна перевага електронних закупівель не в технологіях як таких, а в можливості приймати рішення на основі реальної конкуренції та прозорих ринкових пропозицій.
І, головне, якщо є сумніви – проконсультуйтеся з нами!
Ми можемо реально вам допомогти перейти на електронні закупівлі на вигідних умовах!
