Цикл статей APS SMART «Закупки как основа восстановления и модернизации Украины», статья 1 «Восстановление Украины начинается с закупок».
Восстановление Украины происходит не после войны, а параллельно с ней. Пока страна защищается, общины восстанавливают поврежденную инфраструктуру, предприятия ремонтируют производственные мощности, а строительные и дорожные компании продолжают реализовывать проекты, от которых зависят транспортное сообщение, логистика и экономическая активность.
В таких условиях своевременность поставок становится не просто вопросом работы отдела закупок. Она напрямую влияет на темп работ, загрузку техники, использование ресурсов и способность соблюдать график проекта.
Можно провести тендер, выбрать поставщика и согласовать цену. Но если необходимые материалы не поступили на объект вовремя, работы могут остановиться. А если руководство узнает о проблеме только тогда, когда она уже возникла, возможностей для оперативного реагирования остается значительно меньше.
Именно поэтому в инфраструктурных проектах важно управлять не только закупками, но и всем процессом от возникновения потребности до фактической поставки.
Почему риски, связанные с поставками, возросли
В более стабильных условиях компании могли в значительной степени полагаться на проверенных поставщиков, привычные маршруты и устоявшиеся договоренности. Сегодня этого зачастую недостаточно.
Производитель может сократить или приостановить работу из-за проблем с энергоснабжением. Поставщик может столкнуться с дефицитом продукции или изменением закупочных цен. Логистика может усложниться, а сроки, которые ещё вчера казались реалистичными, перестали соответствовать фактической ситуации.
Для инфраструктурных компаний последствия особенно ощутимы. На одном объекте могут одновременно работать несколько бригад, задействоваться специальная техника, использоваться различные виды материалов. Если хотя бы одна критическая позиция не поступила вовремя, это влияет на последовательность работ и использование других ресурсов.
Проблема не всегда заключается в том, что закупку провели неправильно. Иногда поставщика выбрали на конкурентных условиях, но после завершения тендера у компании не хватает инструментов, чтобы видеть полную картину выполнения заказа: что именно должны привезти, на какой объект, когда, каким транспортом и кто отвечает за организацию доставки.
Следовательно, контроль за закупками не должен заканчиваться вместе с тендером.
От тендера до объекта: что меняет цифровой контроль
Примеры работы наших клиентов в сфере инфраструктурного строительства.
Пример 1. После внедрения электронных тендеров компании потребовалось усилить контроль за последующими поставками материалов. Например, в случае сыпучих материалов важно не просто знать, кто выиграл тендер, но и понимать, когда и в каком объеме ожидается доставка и как она будет организована.
Для этого в процесс закупок клиента добавили модуль «Заказ». Он позволяет отслеживать, когда и кем был создан заказ и с каким тендером он связан. К заказу прилагается сопроводительная документация, указываются способ и транспорт доставки.
Это меняет повседневную работу на нескольких уровнях. Ответственное лицо на объекте получает более целостное представление об ожидаемых поставках: что именно должно поступить и какие документы сопровождают заказ. Руководство, в свою очередь, видит связь между закупочной процедурой и дальнейшим движением товара к месту использования.
То есть компания переходит от отдельных фактов — проведенного тендера, оформленного заказа, договоренности о доставке — к взаимосвязанному процессу, который проще контролировать.
Цифровой инструмент сам по себе не устраняет риск задержки. Но он помогает сделать процесс более прозрачным, уменьшить зависимость от разрозненной информации и раньше замечать ситуации, требующие внимания.
Для проектов, в которых материалы должны поступать на конкретные объекты в определённой последовательности, это принципиальное отличие.
Когда привычного круга поставщиков уже недостаточно
Другой аспект управления рисками хорошо иллюстрирует пример 2.
До внедрения APS SMART компания работала со своими проверенными поставщиками. Однако даже если сотрудничество проверено годами, чрезмерная зависимость от ограниченного круга партнеров может создавать дополнительные риски. Если кто-то из них не имеет нужного товара, меняет условия или не может выполнить заказ вовремя, быстро найти альтернативу бывает непросто.
После внедрения APS SMART компания расширила базу поставщиков за счет участников бизнес-сообщества APS. Это открыло доступ к новым участникам рынка, усилило конкуренцию в закупках и позволило рассматривать более широкий круг предложений.
Здесь важны не только расширенные возможности для сравнения цен. Более широкая база поставщиков помогает снизить зависимость от отдельных контрагентов и создает больше вариантов действий, если привычный канал поставок перестает работать.
В то же время цифровизация позволяет контролировать сроки закупок и своевременность поставок. Для компании, работающей с инфраструктурными объектами, это часть обеспечения стабильности: закупочный процесс должен поддерживать выполнение работ, а не становиться дополнительным источником неопределенности.
Конечно, само по себе наличие большего количества поставщиков не гарантирует, что каждый из них выполнит свои обязательства. Важно также оценивать предложения, проверять платежеспособность контрагентов и контролировать выполнение заказов. Но расширение рынка создает возможность выбора, которой компании может не хватать, когда она работает только с устоявшимся кругом партнеров.
Цена закупки — это не цена всего решения
В сложных инфраструктурных проектах самое дешевое предложение не всегда означает самый выгодный результат.
Если материалы поступают с опозданием, компания может терять время, нерационально использовать технику и рабочие бригады, менять последовательность выполнения задач. Если же поставщик не может выполнить заказ, закупку приходится организовывать заново — а это дополнительное время и нагрузка на команду.
Поэтому оценивать закупки следует шире, чем только по сумме договора. Важны доступность товара, реалистичность сроков, надежность поставщика, условия доставки и возможность контролировать выполнение договоренностей.
Именно здесь сочетаются два подхода, которые демонстрируют приведенные выше примеры.
Первый — видеть и контролировать, что происходит после завершения тендера: оформлен ли заказ, когда ожидается доставка, какие документы ее сопровождают и кто отвечает за процесс.
Второй — не ограничивать поиск поставщиков привычными контактами, а поддерживать конкуренцию и иметь альтернативы на случай изменения рыночных условий.
Вместе эти подходы помогают сделать закупки более управляемыми. Они не устраняют внешних рисков, но дают компании больше информации для принятия решений и больше возможностей реагировать на изменения.
Что стоит проверить компаниям, работающим с инфраструктурными проектами
Чтобы закупки действительно обеспечивали непрерывность работ, компаниям стоит рассмотреть процесс в целом от возникновения потребности до поступления материалов на объект.
Н3 Пять практических вопросов для руководителя отдела закупок или проекта:
- Связан ли каждый заказ с соответствующей закупкой, тендером и потребностью конкретного объекта?
- Может ли ответственное лицо быстро увидеть, что именно и когда должно поступить, а также проверить сопроводительные документы?
- Понятно ли, кто отвечает за оформление заказа, организацию доставки и приемку материалов?
- Достаточно ли широка база поставщиков, чтобы в случае проблемы рассмотреть альтернативные предложения?
- Видит ли руководство риски задержек заранее, а не только после того, как они повлияли на работу объекта?
Если для получения ответов требуется вручную искать информацию в переписке, таблицах и сообщениях разных сотрудников, проблема может заключаться не в работе отдельных людей, а в том, как организован сам процесс.
Цифровая система управления закупками помогает связать этапы между собой, хранить информацию в единой среде и обеспечивать прозрачность процесса для ответственных сотрудников и руководства.
Восстановление требует не только ресурсов, но и управляемых процессов
Украине приходится восстанавливать инфраструктуру в условиях, когда рыночная ситуация может быстро меняться, а задержки обходятся дорого далеко за пределами отдельной закупки. Поэтому устойчивость инфраструктурных проектов зависит не только от финансирования или наличия материалов. Важно, насколько хорошо компания умеет планировать закупки, работать с поставщиками и контролировать выполнение заказов.
Опыт показывает ценность контроля всего пути от тендера до Опыт показывает, насколько важен контроль всего пути от тендера до доставки на объект, а также важность расширения базы поставщиков, конкуренции и соблюдения сроков.
Это разные задачи, но принцип один: закупка не заканчивается выбором поставщика. Её результат это ресурс, который своевременно оказался там, где он нужен для работы.
APS SMART помогает компаниям выстраивать цифровое управление закупками от тендерных процедур до контроля заказов и работы с поставщиками. Для инфраструктурных проектов это возможность лучше видеть весь процесс, своевременно реагировать на изменения и снижать операционную неопределенность.
Ведь важно не только определить объем запланированных работ, но и способность организовать их так, чтобы решения, ресурсы и поставки работали на общий результат.
APS SMART — цифровое управление закупками для процессов, которые должны работать без лишних задержек.
