Цикл статей APS SMART «Закупівлі як основа відбудови та модернізації України», стаття 1 «Відбудова України починається із закупівель».
Відбудова України відбувається не після війни, а паралельно з нею. Поки країна захищається, громади відновлюють пошкоджену інфраструктуру, підприємства ремонтують виробничі потужності, а будівельні та дорожні компанії продовжують реалізовувати проєкти, від яких залежать транспортне сполучення, логістика й економічна активність.
За таких обставин своєчасність постачання стає не просто питанням роботи відділу закупівель. Вона безпосередньо впливає на темп робіт, завантаження техніки, використання ресурсів і здатність дотримуватися графіка проєкту.
Можна провести тендер, обрати постачальника й погодити ціну. Але якщо потрібні матеріали не прибули на об’єкт вчасно, роботи можуть зупинитися. А якщо керівництво дізнається про проблему лише тоді, коли вона вже виникла, можливостей для оперативного реагування залишається значно менше.
Саме тому в інфраструктурних проєктах важливо керувати не лише закупівлею, а й усім шляхом від потреби до фактичного постачання.
Чому ризики постачання зросли
У стабільніших умовах компанії могли значною мірою покладатися на перевірених постачальників, звичні маршрути та усталені домовленості. Сьогодні цього часто недостатньо.
Виробник може скоротити або призупинити роботу через проблеми з енергопостачанням. Постачальник зіткнутися з дефіцитом продукції чи зміною закупівельних цін. Логістика може ускладнитися, а строки, які ще вчора здавалися реалістичними, перестали відповідати фактичній ситуації.
Для інфраструктурних компаній наслідки особливо відчутні. На одному об’єкті можуть одночасно працювати кілька бригад, залучатися спеціальна техніка, використовуватися різні види матеріалів. Якщо хоча б одна критична позиція не надійшла вчасно, це впливає на послідовність робіт і використання інших ресурсів.
Проблема не завжди полягає в тому, що закупівлю провели неправильно. Іноді постачальника обрали на конкурентних умовах, але після завершення тендера компанії бракує інструментів, щоб бачити повну картину виконання замовлення: що саме мають привезти, на який об’єкт, коли, яким транспортом і хто відповідає за організацію доставки.
Отже, контроль закупівлі не повинен закінчуватися разом із тендером.
Від тендера до об’єкта: що змінює цифровий контроль
Приклади роботи наших клієнтів з галузі інфраструктурного будівництва.
Приклад 1. Після впровадження електронних тендерів компанії потрібно було посилити контроль за подальшим постачанням матеріалів. Наприклад, для сипучих матеріалів важливо не просто знати, хто переміг у тендері, а й розуміти, коли та в якому обсязі очікується доставка і як вона буде організована.
Для цього в процес закупівель клієнта додали модуль «Замовлення». Він дає змогу відстежувати, коли й ким було створено замовлення та з яким тендером воно пов’язане. До замовлення додається супровідна документація, зазначаються спосіб і транспорт доставки.
Це змінює щоденну роботу на кількох рівнях. Відповідальна особа на об’єкті отримує цілісніше уявлення про очікувані постачання: що саме має прибути та які документи супроводжують замовлення. Керівництво, своєю чергою, бачить зв’язок між закупівельною процедурою та подальшим рухом товару до місця використання.
Тобто компанія переходить від окремих фактів – проведеного тендера, оформленого замовлення, домовленості про доставку до пов’язаного процесу, який простіше контролювати.
Цифровий інструмент сам по собі не усуває ризику затримки. Але він допомагає зробити процес прозорішим, зменшити залежність від розрізненої інформації та раніше помічати ситуації, що потребують уваги.
Для проєктів, у яких матеріали мають надходити на конкретні об’єкти за визначеною послідовністю, це принципова відмінність.
Коли звичного кола постачальників уже недостатньо
Інший аспект управління ризиками добре ілюструє приклад 2.
До впровадження APS SMART компанія працювала зі своїми напрацьованими постачальниками. Та навіть якщо співпраця перевірена роками, надмірна залежність від обмеженого кола партнерів може створювати додаткові ризики. Якщо хтось із них не має потрібного товару, змінює умови або не може виконати замовлення вчасно, швидко знайти альтернативу буває непросто.
Після впровадження APS SMART компанія розширила базу на постачальників з пулу бізнес-товариства APS. Це відкрило доступ до нових учасників ринку, посилило конкуренцію в закупівлях і дало змогу розглядати ширше коло пропозицій.
Тут важливим є не лише збільшені можливості для порівняння цін. Ширша база постачальників допомагає зменшувати залежність від окремих контрагентів і створює більше варіантів дій, якщо звичний канал постачання перестає працювати.
Водночас цифровізація дає змогу контролювати строки закупівель і своєчасність постачання. Для компанії, що працює з інфраструктурними об’єктами, це частина забезпечення стабільності: закупівельний процес має підтримувати виконання робіт, а не ставати додатковим джерелом невизначеності.
Звісно, сама наявність більшої кількості постачальників не гарантує, що кожен із них виконає зобов’язання. Важливо також оцінювати пропозиції, перевіряти спроможність контрагентів і контролювати виконання замовлень. Але розширення ринку створює можливість вибору, якої компанії може бракувати, коли вона працює лише з усталеним колом партнерів.
Ціна закупівлі – не ціна всього рішення
У складних інфраструктурних проєктах найдешевша пропозиція не завжди означає найвигідніший результат.
Якщо матеріали надходять із запізненням, компанія може втрачати час, нераціонально використовувати техніку й робочі бригади, змінювати послідовність виконання завдань. Якщо ж постачальник не може виконати замовлення, закупівлю доводиться організовувати повторно, а це додатковий час і навантаження на команду.
Тому оцінювати закупівлі варто ширше, ніж за сумою договору. Значення мають доступність товару, реалістичність строків, надійність постачальника, умови доставки та можливість контролювати виконання домовленостей.
Саме тут поєднуються два підходи, які демонструють вищезаначені приклади.
Перший – бачити і контролювати, що відбувається після завершення тендера: чи оформлене замовлення, коли очікується доставка, які документи її супроводжують і хто відповідає за процес.
Другий – не обмежувати пошук постачальників звичними контактами, а підтримувати конкуренцію та мати альтернативи на випадок зміни ринкових умов.
Разом ці підходи допомагають зробити закупівлі більш керованими. Вони не скасовують зовнішніх ризиків, але дають компанії більше інформації для ухвалення рішень і більше можливостей реагувати на зміни.
Що варто перевірити компаніям, які працюють з інфраструктурними проєктами
Щоб закупівлі справді підтримували безперервність робіт, компанії варто подивитися на процес у цілому від виникнення потреби до надходження матеріалів на об’єкт.
П’ять практичних запитань для керівника закупівель або проєкту:
- Чи пов’язане кожне замовлення з відповідною закупівлею, тендером і потребою конкретного об’єкта?
- Чи може відповідальна особа швидко побачити, що саме й коли має прибути, а також перевірити супровідні документи?
- Чи зрозуміло, хто відповідає за оформлення замовлення, організацію доставки та приймання матеріалів?
- Чи достатньо широка база постачальників, щоб у разі проблеми розглянути альтернативні пропозиції?
- Чи бачить керівництво ризики затримок завчасно, а не лише після того, як вони вплинули на роботу об’єкта?
Якщо відповіді потребують ручного пошуку в листуванні, таблицях і повідомленнях різних співробітників, проблема може бути не в роботі окремих людей, а в тому, як організований сам процес.
Цифрова система управління закупівлями допомагає пов’язати етапи між собою, зберігати інформацію в єдиному середовищі та забезпечувати видимість процесу для відповідальних працівників і керівництва.
Відновлення потребує не лише ресурсів, а й керованих процесів
Україні доводиться відновлювати інфраструктуру в умовах, коли ринкові обставини можуть змінюватися швидко, а затримки мають ціну далеко за межами окремої закупівлі. Тому стійкість інфраструктурних проєктів залежить не лише від фінансування чи наявності матеріалів. Важливо, наскільки добре компанія вміє планувати закупівлі, працювати з постачальниками й контролювати виконання замовлень.
Досвід показує цінність контролю шляху від тендера до доставки на об’єкт та важливість ширшої постачальницької бази, конкуренції та контролю строків.
Це різні завдання, але спільний принцип: закупівля не завершується вибором постачальника. Її результат це ресурс, який вчасно опинився там, де він потрібен для роботи.
APS SMART допомагає компаніям вибудовувати цифрове управління закупівлями від тендерних процедур до контролю замовлень і роботи з постачальниками. Для інфраструктурних проєктів це можливість краще бачити весь процес, своєчасно реагувати на зміни та зменшувати операційну невизначеність.
Адже відбудова і обсяг запланованих робіт і здатність організувати їх так, щоб рішення, ресурси та постачання працювали на спільний результат.
APS SMART — цифрове управління закупівлями для процесів, які мають працювати без зайвих затримок.
