Друзья, мы публикуем интересные кейсы, реализованные нашими клиентами — коммерческими и государственными компаниями с помощью системы APS SMART или при участии наших специалистов. Предлагаем вашему вниманию несколько кейсов, посвященных оптимизации закупочных процессов государственных предприятий. Как вы знаете, наша компания — разработчик ПО APS SMART предлагает комплекс услуг по автоматизации закупочной деятельности и возможности проведения торгов на аккредитованной электронной площадке Prozorro в соответствии с требованиями законодательства, регулирующего закупки в госсекторе.
Сегодня расскажем о проекте, который был реализован нашим клиентом представителем энергетического сектора Украины. В то время перед предприятием возникли задачи, которые могли бы реализоваться только при условии наличия у руководства политической воли, профессионального подхода со стороны исполнителя и четкой коммуникации в сотрудничестве рабочих команд с целью реализации этого проекта. И заказчик и исполнитель проекта четко отработали поставленные перед ними задачи. В результате наш клиент получил значительные преференции в стратегическом и операционном управлении закупками.
Для нашей компании это был один из крупнейших проектов по своим масштабам — автоматизировано более 30 подразделений и Главное управление компании, в системе работают около 800 пользователей. Было настроено более 30 типов закупок по 100а товарных категориях, создано более тысячи маршрутов для согласования закупок. Реализация проекта длилась около 2х месяцев.
Цели проекта
- Полный управленческий контроль всех закупок.
- Централизация закупок и консолидация объемов.
- Прозрачность, публичность и безопасность закупок.
- Достижения экономии бюджетных средств.
- Автоматизация всех закупочных процессов.
- Ускорение процессов и подробная аналитика всех закупок.
Основные шаги с целью реализации проекта
Консалтинг закупочной деятельности
Обучение персонала клиента по всем региональным подразделениям.
Развернуто решение связывающее Заявки на закупку с Годовым планом закупок, это позволило сократить время согласования Заявок на закупку с 2-3 недель до 3 часов.
Интегрировано решение по мгновенной передаче тендеров в Prozorro, автоматическое формирование документов с передачей в Prozorro и передача данных в корпоративную ERP (SAP) систему.
Дополнительно была создана возможность для реализации неликвидов с помощью аукционов.
Разработан специальный механизм «противодействия заговору». Отныне техническое задание на закупку может проходить 4х уровневый контроль: на этапе Инициации закупки, на этапе подразделения закупок, на этапе внутреннего тендерного комитета, и если есть необходимость, то возможен контроль внешнем аудитом.
Ключевые эффекты от внедрения проекта
- Прозрачность, публичность, безопасность закупочных процессов.
- Полный контроль: закупочных процессов, планов, цен закупок.
- Централизация закупок, консолидация объемов закупок, экономное отношение к бюджетным средствам.
- Системные закупочные процессы, электронный документооборот.
- Контроль поставщиков и минимизация влияния человеческого фактора.
В результате был создан Единый Центр управления закупками государственного предприятия. Проект может быть масштабирован на другие предприятия сферы без значительных доработок и расходов.
Еще статьи по теме: Автоматизация закупок государственных компаний при помощи SRM APS SMART. Проведение торгов на аккредитованной площадке Prozorro
