Друзья мы решили поделиться кейсами по автоматизации управления документооборотом в нашей компании. Мы работаем на своем программном обеспечении APS DOCS, сегодня речь идет о документообороте с внешними адресатами.
APS DOCS — ПО, подстраиваемое под любую специфику компании
Напомним, модуль (система) APS DOCS предназначен для создания единой автоматизированной информационной среды компании для организации корпоративного документооборота, управления электронным архивом документов, повышения скорости и качества обработки документов, автоматизации бизнес-процессов на предприятиях любой сферы деятельности.
Работа с документами проходит:
- в едином пользовательском интерфейсе;
- базируется на единых методах и механизмах обработки;
- с соблюдением необходимого уровня защиты с учетом разделения на подразделения компании/группы пользователей/отдельных пользователей.
Система может настраиваться в формате «конструктора» персоналом без технических навыков.
Работа с документами, типичная ситуация в компании
Наша компания имеет множество клиентов, бизнес-завязей и т.п. Соответственно, существует масса процессов по документированию операций, продуцированию большого количества документов, их корректной обработки и учета как в рамках компании, так и в рамках ответственных лиц. Поэтому, наши коллеги, особенно из финансового департамента, имели определенные хлопоты собрать, промониторить, проконтролировать исполнение и закрытие всех документов.
Конечно, мы пользовались определенными автоматизированными средствами для ведения документооборота, но это были разрозненные приложения: от еxel до специальных программ, мессенджеров для напоминания и т.д. Знакомая ситуация, да?
Ситуация изменилась к лучшему только тогда, когда мы начали применять полноценную СЭД систему, с автоматизацией полного цикла обработки документов, с автоматизированным контролем выполнения задач, с формированием единой корпоративной информационной среды как таковой.
А поскольку наша компания-разработчик ПО, то, конечно, мы решили воспользоваться собственным продуктом – APS DOCS, чтобы не быть как тот сапожник без сапог.
Возможности работы с внешними контрагентами с использованием APS DOCS
Сегодня вашему вниманию перечислим несколько вариантов (возможностей, сценариев) для работы с внешними адресатами. Предварительно отметим, что все документы в электронном виде (а также файлы-приложения к ним) у нас хранятся в системе как в едином хранилище и агрегаторе такой информации. На документы (или их значимые части) предоставляются распределенные доступы ответственным лицам (настраивается в системе).
Но как работать с внешними контрагентами? Они не имеют доступа к корпоративной системе. Но в системе есть Кабинет контрагента, из/в который удобно забирать/выкладывать документы. Также, есть вариант, обмена документами с помощью внешних онлайн сервисов мгновенной передачи документов. Сейчас таких сервисов достаточно много на рынке, стоимость их услуг умеренная, поэтому – воспользуйтесь партнерскими услугами, как это делаем и мы:
Обмен документами с контрагентом
- Получение проекта договора от внешнего контрагента через онлайн сервис «Вчасно»;
- Внесение правок в договор и его согласование ответственными сотрудниками;
- Возврат договора контрагента через «Вчасно»;
- Подписание договора ЭЦП с двух сторон.
Создание договора с уже заведенным контрагентом
- Создание договора может происходить по шаблону, с «подтягиванием» данных о предмете договора, сумме договора, дате договора и реквизитах подписчика контрагента с его карточки.
Формирование журнала договоров
- Формирование журнала договоров как отдельной «папки», такая же форма «папки» применяется и для других рабочих журналов.
- Доступные поля: наименование контрагента; дата договора; №договора; предмет договора; сумма договора; ответственный менеджер; дата окончания договора; контакты ответственного менеджера со стороны контрагента.
- В журнале можно выбрать/найти/отфильтровать нужный договор и перейти к его просмотру, если на это есть соответствующие права доступа.
Формирование счетов и актов
- Автоматическое формирование счета и акта/накладной в соответствии с условиями договора (однократно/периодически).
- Связь между договором счетом и актом/накладной.
- Автоматическая отправка счета и акта ответственным менеджерам с обеих сторон.
Формирование журналов актов и накладных
- Формирование журнала актов на уже заведенного контрагента.
- Доступные поля: наименование контрагента, дата акта; сумма акта; наименование; ответственный менеджер; контакты ответственного менеджера со стороны контрагента.
- Подписанные акты с 2-х сторон передаются в Архив актов. Журнал накладных аналогичен.
- Отправка акта контрагенту происходит через сервис «Вчасно», с подписанием ЭЦП.
Формирование журнала счетов
- Формирование журнала счетов на уже заведенного контрагента.
- Поля журнала: наименование контрагента, дата счета; сумма счета; № счета; наименование ответственный менеджер (наш); контакты ответственного менеджера со стороны контрагента.
Формирование журнала оплат
- Поля идентичны журналу счетов.
- Работает с клиент-банком (через интеграцию), автоматически обновляется.
- Счета, не оплаченные более 5 рабочих дней, подсвечиваются красным для визуального акцента.
Результат автоматизации документооборота
Результат состоит из многих «+» – из расчетных, и тех, что не рассчитываются, но менее ценны в конечном счете.
Скорость обработки документов со сторонним адресатом у нас увеличилась вдвое!
Мы не потеряли/забыли ни одного договора, счета или акта.
Наши ТОП-менеджеры могут оценить, контролировать ситуацию по работе с партнерами без нервного перебирания бумаг – в один взгляд на экран.
Наши финансисты, канцелярия с одной стороны и клиент-менеджеры с другой, больше не спорят кто, кому и когда отдал договор или счет. Все зафиксировано и все знают где это найти.
Наши клиенты вовремя получают свои экземпляры в электронном виде независимо от погоды, логистики и настроения секретаря.
Немного перегруженными остаются только наши программисты – потому что у них еще много работы, мы в дальнейшем планируем совершенствовать систему и расширять функционал СЕД APS DOCS.
