Друзі, ми публікуємо цікаві кейси, що були реалізовані нашими клієнтами – комерційними та державними компаніями за допомогою системи APS SMART або за участі наших фахівців. Наразі до вашої уваги кілька кейсів, що присвячені оптимізації закупівельних процесів державних підприємств. Як ви знаєте, наша компанія – розробник ПЗ APS SMART пропонує комплекс послуг з автоматизації закупівельної діяльності та можливістю проведення торгів на акредитованому електронному майданчику Prozorro відповідно до вимог законодавства, що регулює закупівлі держсектору.
Сьогодні ми розповімо про проект, що був реалізований нашим клієнтом – представником енергетичного сектору України. Свого часу перед підприємством постали виклики, що могли були реалізовані тільки за умов наявності у керівництва політичної волі до реалізації, професійного підходу зі сторони виконавця та чіткої комунікації у співпраці робочих команд з метою реалізації цього проекту. І замовник і виконавець проекту чітко відпрацювали поставлені перед ними завдання. В результі наш клієнт отримав значні переваги в стратегічному та операційному управлінні закупівель.
Для нашої компанії це був один з найбільших проектів за своїми масштабами – автоматизовано більше 30 підрозділів та Головне управління підприємства. В системі працюють близько 800 користувачів. Було налаштовано більше 30 типів закупівель по 100а товарних категоріях, створено більше тисячі маршрутів для узгодження закупівель. Реалізація проекту тривала біля 2х місяців.
Мета проекту
- Повний управлінський контроль усіх закупівель.
- Централізація закупівель і консолідація об’ємів.
- Прозорість, публічність і безпека закупівель.
- Досягнення економії бюджетних коштів.
- Автоматизація усіх закупівельних процесів.
- Прискорення процесів та детальна аналітика усіх закупівель.
Основні кроки реалізації проекту
Консалтинг закупівельної діяльності.
Навчання персоналу клієнта по всіх регіональних підрозділах.
Розгорнуто рішення, що зв’язало Заявку на закупівлю з Річним Планом, це дозволило у підсумку скоротити час на узгодження Заявок на закупівлю з 2-3 тижнів до 3 х годин.
Інтегрована миттєва передача тендерів у Prozorro, автоматичне формування документів з передачею у Prozorro та передача даних у корпоративну ERP (SAP) систему.
Додатково було створено можливість для реалізації неліквідів за допомогою аукціонів.
Розроблений спеціальних механізм «протидія змові». Відтепер технічне завдання на закупівлю має можливість проходити 4х рівневий контроль: на етапі Ініціації закупівель, на етапі підрозділу закупівель, на етапі внутрішнього тендерного комітету, і якщо є потреба, є можливість контролю зовнішнім аудитом.
Ключові ефекти впровадженого проекту
- Прозорість, публічність та безпечність закупівельних процесів.
- Повний контроль закупівельних процесів, планів, цін закупівель.
- Централізація закупівель, консолідація об’ємів закупівель, ощадливе ставлення до бюджетних коштів.
- Системні закупівельні процеси, електронний документообіг.
- Контроль постачальників та мінімізація впливу людського фактору.
В результаті був створений Єдиний Центр управління закупівлями державного підприємства. Проект може бути масштабований на інші підприємства галузі без значних доопрацювань та витрат.
Ще статті по темі: Автоматизація закупівель державних підприємств за допомогою SRM APS SMART. Проведення торгів на акредитованому майданчику Prozorro.
