Друзі, ми вирішили поділитися кейсами з автоматизації управління документообігом у нашій компанії.  Ми працюємо  на нашому програмному забезпеченні APS DOCS і сьогодні мова про документообіг зі зовнішніми адресатами. 

APS DOCS  – ПЗ, що підлаштовується під будь-яку специфіку компанії

Нагадаємо, що  Модуль (система) APS DOCS призначений для створення єдиного автоматизованого інформаційного середовища компанії з організації корпоративного документообігу,  управління електронним архівом документів, підвищення швидкості та якості обробки документів автоматизації бізнес-процесів на підприємствах будь-якої сфери діяльності.

   Робота з документами відбувається:

  • в єдиному інтерфейсі користувача;
  • базується на єдиних методах та механізмах обробки;
  • з дотриманням необхідного рівня захисту з урахуванням поділу на підрозділи компанії/групи користувачів/окремих користувачів.

Система може налаштовуватися у формі «конструктора» персоналом без технічних навичок.

Робота з документами, типова ситуація у компанії

Наша компанія має багато клієнтів та інших бізнес-зав’язків. Відповідно, маємо купу процесів для забезпечення документування операцій, з продукування великої кількості документів, їх коректного опрацювання та обліку як в рамках компанії, так і в рамках відповідальних осіб. Тож, наші колеги, особливо з фінансового департаменту, мали певний клопіт позбирати, промоніторити, проконтролювати виконання та закрити всі ті документи.

Звичайно, ми користувалися певними автоматизованими  засобами для ведення документообігу, але то були розрізнені застосунки: від еxel до спеціальних програмок, месенджерів для нагадування,  тощо. Знайома ситуація, так?

Ситуація змінилася на краще тільки тоді, коли ми почали застосовувати повноцінну СЕД систему, з автоматизацією повного циклу опрацювання документів,  з автоматизованим контролем виконання завдань, з формуванням єдиного корпоративного інформаційного середовища як такого.

А оскільки наша компанія-розробник ПЗ, то, звичайно, ми вирішили скористатися з власного продукту – APS DOCS, щоб не бути як той чоботар без чобіт.  

Можливості роботи зі зовнішніми контрагентами з використанням APS DOCS

Сьогодні до вашої уваги перерахуємо кілька варіантів (можливостей, сценаріїв) для  роботи зі зовнішніми адресатами. Попередньо зазначимо, що  всі документи в електронному вигляді (а також  файли-додатки до них) у нас зберігаються у системі як у єдиному сховищі і агрегаторі такої інформації.  До документів (або їх значимих частин) надаються розподілені доступи відповідальним особам (налаштовується у системі).  

Але як працювати із зовнішніми контрагентами? Вони не мають доступу до корпоративної системи. Але у системі є Кабінет контрагента, з/до якого зручно  забирати/викладати документи. Або, як варіант, є можливість обміну документами за допомогою зовнішніх онлайн сервісів миттєвої передачі документів. Наразі, таких сервісів є досить багато на ринку, вартість їхніх послуг помірна, тож – скористайтеся з партнерських послуг, як то робимо ми:

Обмін документами з контрагентом

  • Отримання проекту договору від зовнішнього контрагента через онлайн сервіс «Вчасно»;
  • Внесення правок до договору та його погодження відповідальними співробітниками;
  • Повернення договору контрагенту через «Вчасно»;
  • Підписання договору ЕЦП з двох сторін.

Створення договору з вже заведеним контрагентом

  • Створення договору може відбуватися з шаблону, з «підтягуванням» даних про предмет договору, суму договору, дату договору та реквізити підписувача контрагента з його картки.

Формування журналу договорів

  • Формування журналу договорів як окремої «папки», так ж форма «папки» застосовується й для інших робочих журналів.
  • Доступні поля: найменування контрагента; дата договору; №договору; предмет договору; сума договору; відповідальнийменеджер; дата закінчення договору; контакти відповідального менеджера із боку контрагента.
  • У журналі можна вибрати/знайти/відфільтрувати потрібний договір та перейти до його перегляду, якщо на це є відповідні права доступу.

Формування рахунків та актів

  • Автоматичне формування рахунку та акта/накладної відповідно до умов договору (одноразово/періодично).
  • Зв’язок між договором рахунком та актом/накладною.
  • Автоматична відправка Рахунку та акту відповідальним менеджерам з обох сторін.

Формування журналів актів та накладних

  • Формування журналу актів на вже заведеного контрагента.
  • Доступні поля: найменування контрагента, дата акта; сума акта; найменування; відповідальний менеджер; контакти відповідального менеджера із боку контрагента.
  • Підписані акти з 2-х сторін передаються до Архіву актів. Журнал накладних аналогічний.
  • Відправлення акта контрагенту відбувається через сервіс «Вчасно», підписання його ЕЦП.

Формування журналу рахунків

  • Формування журналу рахунків на вже заведеного контрагента.
  • Поля журналу: Найменування контрагента, дата рахунку; сума рахунку; № рахунки; найменування відповідальний менеджер (наш); контакти відповідального менеджера із боку контрагента.

Формування Журналу оплат

  • Поля ідентичні до Журналу рахунків.
  • Працює з клієнт-банком (інтеграція), автоматично оновлюється.
  • Рахунки, які не оплачені понад 5 робочих днів, підсвічуються червоним для візуального акценту.

Результат автоматизації документообігу

Результат складається з багатьох «+» – ті, що можна порахувати, і ті, що не обраховуються, але цінуються не менше.

Швидкість опрацювання документів зі стороннім адресатом у нас збільшилася вдвічі!

Ми не втратили/забули/згубили жодного договору, рахунку чи акту.

Наші ТОП-менеджери можуть оцінити, контролювати ситуацію по роботі з партнерами без нервового перетрушування паперів – в один погляд на екран.

Наші фінансисти, канцелярія з однієї сторони, і клієнт-менеджери з іншої, більше не сперечаються хто, кому і коли віддав договір чи рахунок. Все зафіксовано і всі знають де то знайти.

Наші клієнти вчасно отримають свої примірники в електронному вигляді не залежно від погоди, логістики і настрою секретарки.

Трохи перевантаженими залишаються тільки наші програмісти – бо у них ще багато роботи, ми надалі плануємо вдосконалювати систему та розширювати функціонал СЕД APS DOCS.

ЗАЦІКАВИЛИ? ТЕЛЕФОНУЙТЕ!

Подібні записи