Друзі, ми вирішили поділитися кейсами з автоматизації управління документообігом у нашій компанії. Ми працюємо на нашому програмному забезпеченні APS DOCS і сьогодні мова про документообіг зі зовнішніми адресатами.
APS DOCS – ПЗ, що підлаштовується під будь-яку специфіку компанії
Нагадаємо, що Модуль (система) APS DOCS призначений для створення єдиного автоматизованого інформаційного середовища компанії з організації корпоративного документообігу, управління електронним архівом документів, підвищення швидкості та якості обробки документів автоматизації бізнес-процесів на підприємствах будь-якої сфери діяльності.
Робота з документами відбувається:
- в єдиному інтерфейсі користувача;
- базується на єдиних методах та механізмах обробки;
- з дотриманням необхідного рівня захисту з урахуванням поділу на підрозділи компанії/групи користувачів/окремих користувачів.
Система може налаштовуватися у формі «конструктора» персоналом без технічних навичок.
Робота з документами, типова ситуація у компанії
Наша компанія має багато клієнтів та інших бізнес-зав’язків. Відповідно, маємо купу процесів для забезпечення документування операцій, з продукування великої кількості документів, їх коректного опрацювання та обліку як в рамках компанії, так і в рамках відповідальних осіб. Тож, наші колеги, особливо з фінансового департаменту, мали певний клопіт позбирати, промоніторити, проконтролювати виконання та закрити всі ті документи.
Звичайно, ми користувалися певними автоматизованими засобами для ведення документообігу, але то були розрізнені застосунки: від еxel до спеціальних програмок, месенджерів для нагадування, тощо. Знайома ситуація, так?
Ситуація змінилася на краще тільки тоді, коли ми почали застосовувати повноцінну СЕД систему, з автоматизацією повного циклу опрацювання документів, з автоматизованим контролем виконання завдань, з формуванням єдиного корпоративного інформаційного середовища як такого.
А оскільки наша компанія-розробник ПЗ, то, звичайно, ми вирішили скористатися з власного продукту – APS DOCS, щоб не бути як той чоботар без чобіт.
Можливості роботи зі зовнішніми контрагентами з використанням APS DOCS
Сьогодні до вашої уваги перерахуємо кілька варіантів (можливостей, сценаріїв) для роботи зі зовнішніми адресатами. Попередньо зазначимо, що всі документи в електронному вигляді (а також файли-додатки до них) у нас зберігаються у системі як у єдиному сховищі і агрегаторі такої інформації. До документів (або їх значимих частин) надаються розподілені доступи відповідальним особам (налаштовується у системі).
Але як працювати із зовнішніми контрагентами? Вони не мають доступу до корпоративної системи. Але у системі є Кабінет контрагента, з/до якого зручно забирати/викладати документи. Або, як варіант, є можливість обміну документами за допомогою зовнішніх онлайн сервісів миттєвої передачі документів. Наразі, таких сервісів є досить багато на ринку, вартість їхніх послуг помірна, тож – скористайтеся з партнерських послуг, як то робимо ми:
Обмін документами з контрагентом
- Отримання проекту договору від зовнішнього контрагента через онлайн сервіс «Вчасно»;
- Внесення правок до договору та його погодження відповідальними співробітниками;
- Повернення договору контрагенту через «Вчасно»;
- Підписання договору ЕЦП з двох сторін.
Створення договору з вже заведеним контрагентом
- Створення договору може відбуватися з шаблону, з «підтягуванням» даних про предмет договору, суму договору, дату договору та реквізити підписувача контрагента з його картки.
Формування журналу договорів
- Формування журналу договорів як окремої «папки», так ж форма «папки» застосовується й для інших робочих журналів.
- Доступні поля: найменування контрагента; дата договору; №договору; предмет договору; сума договору; відповідальнийменеджер; дата закінчення договору; контакти відповідального менеджера із боку контрагента.
- У журналі можна вибрати/знайти/відфільтрувати потрібний договір та перейти до його перегляду, якщо на це є відповідні права доступу.
Формування рахунків та актів
- Автоматичне формування рахунку та акта/накладної відповідно до умов договору (одноразово/періодично).
- Зв’язок між договором рахунком та актом/накладною.
- Автоматична відправка Рахунку та акту відповідальним менеджерам з обох сторін.
Формування журналів актів та накладних
- Формування журналу актів на вже заведеного контрагента.
- Доступні поля: найменування контрагента, дата акта; сума акта; найменування; відповідальний менеджер; контакти відповідального менеджера із боку контрагента.
- Підписані акти з 2-х сторін передаються до Архіву актів. Журнал накладних аналогічний.
- Відправлення акта контрагенту відбувається через сервіс «Вчасно», підписання його ЕЦП.
Формування журналу рахунків
- Формування журналу рахунків на вже заведеного контрагента.
- Поля журналу: Найменування контрагента, дата рахунку; сума рахунку; № рахунки; найменування відповідальний менеджер (наш); контакти відповідального менеджера із боку контрагента.
Формування Журналу оплат
- Поля ідентичні до Журналу рахунків.
- Працює з клієнт-банком (інтеграція), автоматично оновлюється.
- Рахунки, які не оплачені понад 5 робочих днів, підсвічуються червоним для візуального акценту.
Результат автоматизації документообігу
Результат складається з багатьох «+» – ті, що можна порахувати, і ті, що не обраховуються, але цінуються не менше.
Швидкість опрацювання документів зі стороннім адресатом у нас збільшилася вдвічі!
Ми не втратили/забули/згубили жодного договору, рахунку чи акту.
Наші ТОП-менеджери можуть оцінити, контролювати ситуацію по роботі з партнерами без нервового перетрушування паперів – в один погляд на екран.
Наші фінансисти, канцелярія з однієї сторони, і клієнт-менеджери з іншої, більше не сперечаються хто, кому і коли віддав договір чи рахунок. Все зафіксовано і всі знають де то знайти.
Наші клієнти вчасно отримають свої примірники в електронному вигляді не залежно від погоди, логістики і настрою секретарки.
Трохи перевантаженими залишаються тільки наші програмісти – бо у них ще багато роботи, ми надалі плануємо вдосконалювати систему та розширювати функціонал СЕД APS DOCS.
