Как автоматизация помогает управлять закупками в распределенной структуре с десятками подразделений и сотнями пользователей украинской сети автозаправок
Если вы работаете в любой сетевой структуре, то наверняка знакома такая ситуация, когда потребность в закупке формируется в одном подразделении, согласовывается в другом, обрабатывается закупочным отделом, а после проведения тендера приобретенные позиции еще и вручную распределяются между инициаторами этих закупок. В чём проблема? Проблема в том, что между запросом и его закрытием теряется сквозная связь.
Именно эту задачу решает проект автоматизации закупок для нашего заказчика — национальной компании с более чем 20-летней историей, работающей на рынке горюче-смазочных материалов и развивающей сеть АЗС. Компания сочетает оптовое и розничное направления деятельности и имеет разветвленную структуру.
Когда масштаб закупок становится вызовом для управления
Внедрение системы для сетевой розничной торговли на автозаправочных станциях охватило головной офис и более 20 многофункциональных аффилированных подразделений.
На старте к системе было подключено около 300 пользователей, а потенциальное количество пользователей может превысить 1000.
При таком масштабе закупки перестают быть исключительно функцией закупочного подразделения. В процессе участвует большое количество внутренних заказчиков, каждый со своими потребностями, заявками и ожиданиями относительно их выполнения.
Поэтому задача автоматизации заключается не только в том, чтобы перенести отдельную закупочную операцию из Excel или электронной почты в учетную систему, но и в том, чтобы создать единую цифровую связь между потребностью подразделения, закупочной процедурой и фактическим удовлетворением этой потребности.
До автоматизации: заявка есть, но где ее найти в общем процессе?
До внедрения системы информация о потребностях подразделений поступала в закупочную службу в различных форматах — от электронных писем до бумажных записей через различных должностных лиц.
Для распределенной структуры это создает не одну, а сразу несколько управленческих проблем:
- не было единой электронной среды для сбора заявок;
- было сложно централизованно контролировать потребности различных подразделений;
- ручная обработка и распределение заявок увеличивали нагрузку на закупочную службу;
- отсутствовал сквозной контроль закупок в разрезе подразделений;
- после закупки приобретенные позиции вручную распределялись между авторами заявок;
- а также отсутствовал единый структурированный справочник закупочных категорий.
В результате возникал принципиальный вопрос: какие именно потребности существуют в работе на данный момент, какие из них уже закупаются, какие позиции приобретены и закрыта ли потребность конкретного подразделения?
Без единого цифрового контура ответ на этот вопрос требует сбора информации из различных источников и ручного контроля.
Решение: не просто автоматизировать закупку, а увязать её с потребностью.
Для автозаправочной сети была внедрена система автоматизации закупок APS SMART, которая объединяет ключевые этапы процесса — от формирования потребности до проведения закупки и оформления заказа.
В решение входят:
- Модуль «Заявка». Централизованное формирование и накопление потребностей подразделений в единой системе. Заявка становится не просто сообщением о том, что кому-то что-то нужно, а структурированной точкой входа в закупочный процесс.
- Модуль «Тендер». Организация и проведение закупочной процедуры на основе сформированных потребностей. Это позволяет связать закупочную процедуру с конкретными потребностями, которые легли в её основу.
- Модуль «Заказ». Дальнейшее оформление закупки и контроль её выполнения.».
Таким образом формируется последовательность: потребность → заявка → тендер → заказ → закрытие потребности. Именно построение такой сквозной связи является ключевой частью проекта.
Модульная архитектура APS SMART позволяет комбинировать функциональные возможности в соответствии с внутренними процессами конкретной компании, а сама платформа ориентирована на создание единой среды для управления закупками.
В перспективе функциональный контур заказчика может быть дополнен модулем «Контракт», что позволит расширить цифровой контроль последующих этапов закупочного цикла.
Система также интегрируется с учетной системой компании для обеспечения взаимодействия закупочного процесса с корпоративным учетом.
Интересная функциональная особенность: контроль не только тендера, но и каждой позиции
Одним из ключевых требований компании-заказчика стала возможность контролировать закупку на уровне отдельной позиции тендера. Это важно, когда один тендер объединяет потребности нескольких подразделений или разных авторов заявок. В такой модели недостаточно знать, что тендер в целом проведен.
Необходимо понимать: кто сформировал потребность → какая именно позиция её представляет → закуплена ли эта позиция → закрыта ли соответствующая потребность. Поэтому в системе каждая закупочная позиция должна быть связана с соответствующим автором заявки.
Это позволит:
- определять, чья потребность стоит за конкретной позицией;
- контролировать закупку на уровне каждой позиции, а не только тендера в целом;
- отслеживать закрытие отдельных позиций;
- видеть, какие потребности уже обеспечены, а какие остаются открытыми;
- осуществлять контроль закупок в разрезе подразделения, заявки и конкретной позиции.
В чём принципиальное отличие? Обычный контроль может ответить на вопрос: «Тендер проведён?» А контроль, настроенный под процесс и цифровой, должен давать ответ на гораздо более практичный вопрос:
«Удовлетворена ли конкретная потребность, послужившая основанием для этой закупки?» Именно здесь автоматизация перестаёт быть просто переводом бумажных или ручных операций в электронный формат.
Она становится инструментом управления выполнением закупочных потребностей. Непрерывный цифровой процесс вместо ручного «сведения концов».
Для заказчика проект строится вокруг сквозного процесса: Заявка → Тендер → Заказ → Контроль закрытия потребности. И на каждом этапе сохраняется связь с предыдущим.
Потребность подразделения формирует заявку. Заявки становятся основой для закупки. Позиции тендера сохраняют связь с авторами потребностей. После проведения закупки можно контролировать не только факт её завершения, но и закрытие конкретных позиций.
Для распределённой организационной структуры это создаёт единое информационное поле, в котором закупочный процесс можно видеть одновременно централизованно и детализированно.
Это соответствует подходу APS SMART к автоматизации закупок: система должна объединять процессы и информационные потоки, обеспечивая контроль как на уровне всей компании, так и в разрезе отдельных подразделений, категорий и других параметров.
Результат проекта: масштабируемая управляемость
Проект сети АЗС пока находится на этапе тестовой эксплуатации, поэтому говорить о каких-либо классических «КПИ», таких как фактическая экономия или сокращение продолжительности цикла закупок, пока преждевременно.
В то же время архитектура решения уже формирует основу для важного изменения — перехода от разрозненных заявок и ручного распределения к управляемому цифровому процессу. Для структуры, состоящей из около 30 многофункциональных подразделений, 300 пользователей на старте и потенциалом более 1000 пользователей, это важно.
Масштабирование закупочного процесса не должно означать пропорционального увеличения объема ручной работы. В системе каждая потребность получает свой цифровой маршрут — от автора заявки через закупочную процедуру до заказа и контроля за его закрытием.
В итоге мы должны добиться того, чтобы не просто «перевести закупки в систему», а чтобы в большой распределенной структуре ни одна закупочная потребность не терялась между заявкой, тендером и фактическим выполнением.
Именно такой подход превращает автоматизацию закупок из набора отдельных функций в единый инструмент управления закупочным процессом.
