Як автоматизація допомагає керувати закупівлями у розподіленій структурі з десятками підрозділів і сотнями користувачів української мережі автозаправок
Якщо ви працюєте в будь-якій мережевій структурі, то певно знайома така ситуація, коли закупівельна потреба формується в одному підрозділі, погоджується в іншому, обробляється закупівельною функцією, а після проведення тендера придбані позиції ще й вручну розподіляються між ініціаторами тих закупівель. В чому проблема? Проблема в тому, що між потребою та її закриттям втрачається наскрізний зв’язок.
Саме цю задачу вирішує проєкт автоматизації закупівель для нашого замовника – національної компанії з понад 20-річною історією, що працює на ринку паливно-мастильних матеріалів та розвиває мережу АЗК. Компанія поєднує оптовий і роздрібний напрями діяльності та має розгалужену структуру.
Коли масштаб закупівель стає викликом для управління
Впровадження системи для мережевого ритейлу автозаправок охопило головний офіс і більше 20и мультифункціональних афілійованих підрозділів.
На старті до системи було залучено близько 300 користувачів, а потенційна кількість користувачів може перевищити 1000.
За такого масштабу закупівлі перестають бути виключно функцією закупівельного підрозділу. У процесі бере участь велика кількість внутрішніх замовників, кожен із власними потребами, заявками та очікуваннями щодо їх виконання.
Тому завдання автоматизації полягає в тому, щоб не тільки перевести окрему закупівельну операцію з Excel або електронної пошти в облікову систему, а й створити єдиний цифровий зв’язок між потребою підрозділу, закупівельною процедурою та фактичним закриттям цієї потреби.
До автоматизації: заявка є, але де її знайти в загальному процесі?
До впровадження системи інформація про потреби підрозділів надходила до закупівельної функції у різних форматах – від електронних листів до паперових записів через різних посадових осіб.
Для розподіленої структури це створює не одну, а одразу кілька управлінських проблем:
- не було єдиного електронного середовища для акумуляції заявок;
- було складно централізовано контролювати потреби різних підрозділів;
- ручна обробка та розподіл заявок збільшували навантаження на закупівельну функцію;
- відсутній наскрізний контроль закупівель у розрізі підрозділів;
- після закупівлі придбані позиції вручну розподілялися між авторами заявок;
- а також, небуло єдиного структурованого довідника закупівельних категорій.
У результаті виникало принципове питання: які саме потреби зараз у роботі, які з них уже закуповуються, які позиції придбані та чи закрито потребу конкретного підрозділу?
Без єдиного цифрового контуру відповідь на це питання потребує зведення інформації з різних джерел і ручного контролю.
Рішення: не просто автоматизувати закупівлю, а зв’язати її з потребою.
Для автозаправочної мережі була впроваджена система автоматизації закупівель APS SMART, яка об’єднує ключові етапи процесу – від формування потреби до проведення закупівлі та оформлення замовлення.
До рішення входять:
- Модуль «Заявка». Централізоване формування та акумуляція потреб підрозділів у єдиній системі. Заявка стає не просто повідомленням про те, що комусь щось потрібно, а структурованою точкою входу в закупівельний процес.
- Модуль «Тендер». Організація та проведення закупівельної процедури на основі сформованих потреб. Це дозволяє пов’язати закупівельну процедуру з конкретними потребами, які стали її підставою.
- Модуль «Замовлення». Подальше оформлення закупівлі та контроль її виконання.».
Таким чином формується послідовність: потреба → заявка → тендер → замовлення → закриття потреби. Саме побудова такого наскрізного зв’язку є ключовою частиною проєкту.
Модульна архітектура APS SMART дозволяє комбінувати функціональність відповідно до внутрішніх процесів конкретної компанії, а сама платформа орієнтована на побудову єдиного середовища для управління закупівлями.
У перспективі функціональний контур замовника може бути доповнений модулем «Контракт», що дозволить розширити цифровий контроль наступних етапів закупівельного циклу.
Система також інтегрується з обліковою системою компанії для забезпечення взаємодії закупівельного процесу з корпоративним обліком.
Цікава функціональна фітча: контроль не тільки тендера, а кожної позиції
Однією з ключових вимог компанії- мережі АЗК стала можливість контролювати закупівлю на рівні окремої позиції тендера. Це важливо, коли один тендер об’єднує потреби кількох підрозділів або різних авторів заявок. У такій моделі недостатньо знати, що тендер загалом проведений.
Потрібно розуміти: хто сформував потребу → яка саме позиція її представляє → чи закуплена ця позиція → чи закрита відповідна потреба. Тому в системі кожна закупівельна позиція має бути пов’язана з відповідним автором заявки.
Це дозволить:
- визначати, чия потреба стоїть за конкретною позицією;
- контролювати закупівлю на рівні кожної позиції, а не лише тендера в цілому;
- відстежувати закриття окремих позицій;
- бачити, які потреби вже забезпечені, а які залишаються відкритими;
- формувати контроль закупівель у розрізі підрозділу, заявки та конкретної позиції.
У чому принципова відмінність? Звичайний контроль може відповісти на питання: «Тендер проведений?» Налаштований під процес і цифровий контроль має давати відповідь на значно практичніше питання:
«Чи закрито конкретну потребу, яка стала підставою для цієї закупівлі?» Саме тут автоматизація перестає бути просто переведенням паперових або ручних операцій в електронний формат.
Вона стає інструментом управління виконанням закупівельних потреб. Безперервний цифровий процес замість ручного «зведення кінців»
Для замовника проєкт будується навколо наскрізного процесу: Заявка → Тендер → Замовлення → Контроль закриття потреби. І на кожному етапі зберігається зв’язок із попереднім.
Потреба підрозділу формує заявку. Заявки стають основою для закупівлі. Позиції тендера зберігають зв’язок з авторами потреб. Після проведення закупівлі можна контролювати не лише факт її завершення, а й закриття конкретних позицій.
Для розподіленої організаційної структури це створює єдине інформаційне поле, у якому закупівельний процес можна бачити одночасно централізовано і деталізовано.
Це відповідає підходу APS SMART до автоматизації закупівель: система має об’єднувати процеси та інформаційні потоки, забезпечуючи контроль як на рівні всієї компанії, так і в розрізі окремих підрозділів, категорій та інших параметрів.
Результат проєкту: керованість, яка масштабується
Проєкт мережі АЗК ще перебуває на етапі тестової експлуатації, тому говорити про якісь класичні «кпі», типу фактична економія чи скорочення тривалості закупівельного циклу наразі передчасно.
Водночас архітектура рішення вже формує основу для важливої зміни – переходу від розрізнених заявок і ручного розподілу до керованого цифрового процесу. Для структури з близько 30 мультифункціональних підрозділів, 300 користувачів на старті та потенціалом у понад 1000 користувачів це важливо.
Масштабування закупівельного процесу не повинно означати пропорційного масштабування ручної роботи. У системі кожна потреба отримує свій цифровий маршрут – від автора заявки через закупівельну процедуру до замовлення та контролю її закриття.
У підсумку маємо зробити так, щоб не просто «перевести закупівлі в систему», а щоб у великій розподіленій структурі жодна закупівельна потреба не губилася між заявкою, тендером і фактичним виконанням.
Саме такий підхід перетворює автоматизацію закупівель із набору окремих функцій на єдиний інструмент управління закупівельним процесом.
