Жодна компанія не бачить свої закупівлі «зсередини» настільки чітко, як це виявляється під час професійної діагностики.
Щоденна рутина приховує проблеми, а хаотичні процеси здаються нормою — доки не починається глибокий аналіз.
У консалтинговому кейсі APS SMART діагностика стала другим і ключовим етапом після аудиту. Вона дозволила побачити реальну структуру процесів, знайти bottlenecks і оцінити, який економічний ефект дасть оптимізація.
Що таке діагностика закупівельних процесів
Це структурований аналіз усіх операцій у закупівлях:
- від ініціювання потреби до отримання товару/послуги,
- від роботи з постачальниками до контролю бюджету,
- від узгодження документів до аналітики витрат.
Діагностика не просто фіксує «де щось не так». Вона показує чому саме система працює повільно, дорого або непрозоро — та як це впливає на бізнес у цифрах.
Типові вузькі місця, які виявляються під час діагностики
У проєкті APS SMART були знайдені класичні для українських компаній bottlenecks:
1. Розмиті правила ініціювання потреби
Підрозділи подавали заявки у різних форматах, за різними каналами, без уніфікованих вимог.
Наслідки: затримки → дублювання → хаос у пріоритетах → збільшення навантаження на закупівлі.
2. Надто багато ручної роботи
До 60–70% операцій виконувались вручну: копіювання даних, створення документів, контроль дедлайнів.
Наслідки: високі трансакційні витрати → помилки → неможливість масштабуватися.
3. Нестандартизовані маршрути узгодження
У різних типів закупівель — свої неформалізовані цикли погодження. Хтось погоджує поштою, хтось телефоном, хтось в Excel.
Наслідки: неможливо контролювати строки → збої поставок → ризики для виробничих процесів.
4. Відсутність єдиної моделі взаємодії з постачальниками
SRM існує номінально, але не як система: немає оцінки, категоризації, історії, критеріїв, KPI.
Наслідки: компанія “не бачить” постачальників → немає важелів управління якістю → зростають ризики.
5. Аналітика або відсутня, або не відповідає реальності
Дані зберігаються у різних джерелах, не інтегровані, часто містять помилки.
Наслідки: керівництво не має єдиної картини → рішення приймаються інтуїтивно, а не на основі даних.
Як проходила діагностика в кейсі APS SMART
1. Картування процесів “as is”
Консультанти дослідили всі потоки процесу:
заявка → погодження → вибір постачальника → договір → замовлення → контроль виконання → отримання → оплата → аналітика.
Фіксувався кожен учасник, кожна дія, кожен документ.
2. Аналіз часових та фінансових втрат
Для кожного етапу визначили:
- час виконання (lead time),
- вартість операції,
- ризики,
- колізії та дублювання,
- “вузькі місця”, які спричиняли затримки.
3. Оцінка зрілості закупівельної функції
Методика заснована на міжнародних моделях Procurement Maturity:
- operational level → reactive,
- tactical → planned,
- strategic → optimized.
Компанія-замовник знаходилась між 1 та 2 рівнем, але з потенціалом до 3 за умови трансформації.
4. Формування карти пріоритетів
APS SMART створила карту змін, яка показує:
- що потрібно змінювати в першу чергу,
- що дає найбільший економічний ефект,
- як перехід вплине на бізнес-процеси.
Чому діагностика критично важлива перед автоматизацією
Багато компаній намагаються одразу “натягнути систему” на живі робочі процеси.
Але без діагностики та аналізу жодна автоматизація не працюватиме ефективно.
Причина проста: автоматизація хаосу = автоматизований хаос.
Діагностика дозволяє:
- стандартизувати процеси перед цифровізацією,
- визначити правильну модель P2P/SRM,
- скоротити операційне навантаження,
- налаштувати контроль і прозорість,
- створити єдине джерело правди щодо закупівель.
Показники, які були поліпшені вже на етапі діагностики
Після впорядкування процесів, навіть до старту автоматизації:
- час погодження заявок скоротився на 20–25%,
- кількість ручних операцій — мінус 30%,
- знизилась кількість помилок у номенклатурі,
- покращилась якість взаємодії підрозділів,
- з’явилася прозора відповідальність між ролями.
Замість висновків: аудит – правлінський інструмента
Діагностика — це не просто аналіз.
Це управлінський інструмент, що дозволяє компанії побачити реальну картину, виміряти втрати і обрати правильний шлях трансформації.
У кейсі APS SMART діагностика стала основою для:
- проєктування нової моделі закупівель,
- запуску SRM та бюджетування,
- впровадження APS SMART як системи управління закупівлями,
- створення повної аналітики витрат.
Про це ми будемо розповідати в наступних публікаціях.
Вас може зацікавити ця стаття Аудит закупівель: виявлення проблем, оптимізація процесів та економічний ефект для бізнесу — з кейсу APS SMART
Хочете впорядкувати закупівлі у своїй компанії?
APS SMART поєднує закупівельний консалтинг, інженерію процесів, SRM-рішення та автоматизацію.
ЗВЕРТАЙТЕСЯ!
Ми допомагаємо бізнесу побудувати прозору, вимірювану та керовану закупівельну модель.
