Закупівлі можуть “працювати”. Постачання відбувається, договори підписуються, виробництво не зупиняється.
Але водночас бізнес втрачає гроші — повільно, системно і майже непомітно.
Саме з таким запитом до APS SMART звернулася група компаній з переробки продуктів харчування. Зовні процеси виглядали стабільними. Усередині — нескінченні ручні погодження, вибір постачальників “по пам’яті”, тендери без чіткої логіки, розірвані дані та відсутність повної картини витрат.
Керівництво відчувало: проблема не в людях і не в системі. Проблема — у відсутності моделі.
Що таке цільова модель закупівель (Target Operating Model)
Цільова модель закупівель (TOM, Target Operating Model) — це відповідь на просте, але стратегічне питання:
“Як повинні працювати закупівлі, щоб підтримувати бізнес, а не наздоганяти його?”
Це структура того, як повинні працювати закупівлі після трансформації:
- ролі та відповідальність,
- стандартизовані процеси,
- SRM-модель,
- методи планування та бюджетування,
- цифрові інструменти,
- аналітика та контроль.
Це не про автоматизацію заради автоматизації. І не про нову систему як таку.
Це про майбутню архітектуру функції:
- хто за що відповідає,
- як рухається заявка,
- за якими принципами обираються постачальники,
- як синхронізуються виробництво, фінанси та МТП,
- які дані вважаються “єдиною правдою”.
Без цієї моделі цифровізація перетворюється на дорогу імітацію порядку.
Цільова модель визначає майбутній стан — а консалтинг APS SMART створює маршрут переходу від «as is» до «to be».
Що має забезпечувати сучасна цільова модель закупівель
Це не лише заміна інструментів або автоматизація. Це зміна підходу, де закупівлі стають централізованою, регламентованою й аналітичною функцією, а не набором персональних практик.
Чому компаніям потрібна TOM перед автоматизацією
Без TOM автоматизація майже завжди дає низький результат.
Найпоширеніші сценарії:
- компанія купує систему, але процеси залишаються хаотичними;
- функції дублюються між підрозділами;
- SRM не працює, бо немає критеріїв оцінки;
- бюджети формуються вручну, хоч система це дозволяє;
- аналітика не відповідає реальності, бо дані не стандартизовані.
Цільова модель вирішує ці проблеми до того, як починається цифровізація.
Чому без Target Operating Model автоматизація не дає результату
У багатьох компаніях сценарій виглядає однаково: впроваджується система управління закупівлями, але процеси залишаються хаотичними.
Дані не стандартизовані. Функції дублюються. SRM формально існує, але не працює. У результаті — розчарування в цифровій трансформації.
Цільова модель закупівель дозволяє спочатку вибудувати фундамент, а вже потім масштабувати його через програмне забезпечення.
Саме тому в цьому кейсі консалтинг і впровадження APS SMART йшли паралельно.
З чого почався консалтинговий проєкт APS SMART (as-is)
Під час аудиту AS-IS процесів ми не шукали “винних”. Ми шукали логіку.
І побачили типову для виробничого бізнесу картину, де часто:
- Планування формувалося не від виробничої потреби, а від конкретного менеджера. Якщо менеджер уважний — усе добре. Якщо ні — з’являються надлишки або дефіцит сировини.
- Тендери проводилися, але документація зберігалася частково в пошті, частково в Excel.
- Постачальників часто обирали на основі попереднього досвіду, а не системної оцінки.
- Контроль оплат був неформальним, тому постачальники закладали ризики прострочок у ціну.
- Ланцюг “заявка → тендер → договір → замовлення → оплата” існував, але не як єдина система — він був розірваний між різними інструментами.
Найкритичніше — компанія не могла точно виміряти ефективність закупівель. Не було ані прозорої аналітики, ані KPI, ані повноцінного портфеля постачальників.
Як APS SMART будувала цільову модель для клієнта (to-be)
Побудова Target Operating Model (TOM) не починалася з програмного забезпечення. Вона починалася з логіки процесів.
Ми сформували єдиний операційний цикл Procure-to-Pay — від моменту появи потреби до фінального платежу. Кожен етап був пов’язаний з попереднім і наступним. Зникли дублювання, зникли “ручні перевірки заради перевірки”, зникли зони, де відповідальність розмивалася.
Окремий акцент зробили на плануванні. Виробництво стало точкою відліку. Дані з ERP перетворилися на основу формування заявок. Закупівлі перестали працювати в режимі “гасіння пожеж” і почали діяти проактивно.
Не менш важливим елементом стала SRM-модель (Supplier Relationship Management). Постачальники отримали сегментацію, критерії оцінки, історію взаємодії. Відносини стали керованими, а не інтуїтивними.
Ми також детально прописали ролі та відповідальність (матриця RACI). Після цього між виробництвом, фінансами та закупівлями стало менше конфліктів — бо з’явилася чіткість.
І, можливо, найскладніше — архітектура даних. Номенклатура була очищена, класифікація стандартизована, аналітика — структурована. Закупівлі стали вимірюваними в реальному часі через платформу APS SMART.
Основні блоки нової моделі закупівель
APS SMART працює у форматі Hybrid Business Consulting + ПЗ, тобто одночасно трансформує процеси та підключає цифрові модулі.
Для Замовника було виконано:
- глибокий аудит AS-IS процесів, таймінг, інтерв’ю з ключовими співробітниками
- проектування цільової моделі процесів і структури закупівель
- оптимізація термінології та номенклатурних довідників
- побудова ланцюжка закупівель TO-BE (заявки, тендери, договори, партійні замовлення, оплати, SRM)
- визначення ролей, маршрутів погоджень, взаємодії між МТП, виробництвом, фінансами;
- рекомендації щодо глибини автоматизації (12 модулів APS SMART)
- підготовка покрокового плану трансформації на 1–8 місяців.
Це дозволило побудувати систему, де закупівлі працюють не “всупереч процесам”, а завдяки процесам.
У цьому проєкті TOM складалася з таких блоків:
Новий операційний цикл P2P (Procure-to-Pay). Єдина логіка даних і процесів
Було створено уніфікований процес, який включає:
- формування потреби,
- погодження,
- вибір постачальника,
- замовлення,
- приймання,
- оплату,
- архітектуру даних для аналітики.
Кандидати на дублювання були усунені, а затримки — ліквідовані.
Усі закупівлі проходять однаковий шлях — від заявки до оплати — в єдиному цифровому середовищі (платформа APS SMART).
Це прибирає дублювання, скорочує час узгодження та дозволяє керівництву бачити повну картину в реальному часі.
Прозорі торги та багатотурові процедури
Рекомендовано використання більш широкого спектра торгових процедур: RFx, редукціони, комбіновані тендери — швидше, зменшуючи витрати та усуваючи людський фактор у розподілі обсягів.
Інтегрований ланцюжок: договір → замовлення → приймання → оплата
Контракти узгоджуються онлайн, постачання контролюється партійно, платежі формуються автоматично на основі виконаних замовлень.
Модель планування закупівель. Планування на основі виробничої потреби
До трансформації планування було реактивним: заявки подавались у різних форматах, не прив’язувались до бюджету, а частина витрат не контролювалась.
Після впровадження TOM:
- сформовано єдину систему планування,
- визначено горизонти та цикли,
- створено механізм синхронізації планів з виробництвом та фінансами.
Це дозволило закупівлям працювати прогнозовано та узгоджено з бізнесом.
Дані з ERP стають точкою «правди»: система переносить підтверджену потребу в APS Request (Заявка), автоматично перевіряє залишки, бюджет та строки виробництва.
Ролі, відповідальність, матриця RACI
Компанія отримала чіткий розподіл:
- хто ініціює,
- хто погоджує,
- хто закуповує,
- хто контролює,
- хто відповідає за якість даних.
Усі “сірі зони”, що створювали конфлікти та затримки були усунені.
SRM-модель з чіткими правилами взаємодії. Формалізований вибір постачальників
Попередньо SRM не був формалізований, тому компанія: не оцінювала постачальників, не мала історії взаємодії, не могла впливати на ризики та якість.
У цільовій моделі:
- з’явилась сегментація постачальників,
- критерії оцінки (час, якість, відповідність договорам),
- правила комунікації та фреймворк розвитку партнерства.
Замість вибору постачальника «по пам’яті» — регламентований процес за допомогою спеціалізованих інструментів: APS Discovery, APS ProzorroHub, плюс стандартизовані аналізи SRM-модуля, протоколювання рішень, моніторинг, облік (картки постачальників).
Аналітика та KPI
Це один із найсильніших блоків TOM.
До трансформації аналітика не відображала реальності, тому що: дані були розкидані по Excel-файлах,номенклатура містила помилки, не було єдиної класифікації.
Після побудови TOM:
- створено єдину структуру даних,
- стандартизовано номенклатуру,
- визначено аналітичні дашборди,
- описано правила роботи з даними для всієї компанії.
Компанія отримує можливість не лише виконувати закупівлі, а й вимірювати ефективність, прогнозувати ризики та управляти портфелем постачальників.
Результати трансформації закупівель для замовника консалтингу
Через кілька місяців після впровадження цільової моделі компанія побачила вимірюваний ефект.
- Операційний цикл скоротився на 30–40%.
- Ручні операції зменшилися майже вдвічі.
- Скоротився оборотний капітал завдяки точному плануванню.
- Зросла конкуренція в тендерах, що напряму вплинуло на закупівельні ціни.
- Керівництво отримало аналітику в реальному часі замість зведень “на кінець місяця”.
Але найважливіше — змінилася роль закупівель у компанії. Вони перестали бути сервісною функцією, яка просто виконує заявки. Вони стали елементом управління маржинальністю та ризиками бізнесу.
Чому цільова модель закупівель важлива для виробничих компаній
Для підприємств із переробки та складними ланцюжками постачання закупівлі безпосередньо впливають на:
- стабільність виробництва,
- якість кінцевого продукту,
- оборотний капітал,
- фінансовий результат.
Target Operating Model дозволяє синхронізувати закупівлі зі стратегією компанії, зробити їх прозорими, керованими та масштабованими.
Цільова модель закупівель — це не теоретична конструкція і «документ». Це практичний інструмент трансформації.
Хочете впорядкувати закупівлі у своїй компанії?
APS SMART поєднує закупівельний консалтинг, інженерію процесів, SRM-рішення та автоматизацію.
ЗВЕРТАЙТЕСЯ!
Вас може зацікавити ця стаття: Діагностика процесів як частина консалтингу: фундамент успішної трансформації закупівель
