Коли закупівлі працюють не завжди неефективно…. Це не провина команди — це наслідок того, що процеси формувалися роками, «латалися» під нагальні потреби та перестали відповідати реальним масштабам бізнесу. Час іде, умови змінюються, ринок теж.. і без періодичного аудиту закупівельних процесів гальмування буде відчуватися все більше і більше.
До вашої уваги перша стаття циклу про аудит та консалтинг закупівель для українських компаній. Для чого потрібен такий аудит, які його задачі, як він може впливати на загальну діяльність компанії та чим наша команда може допомогти у цій царині, читайте сьогодні та у наступних публікаціях.
Чому компанії приходять до аудиту закупівель
Більшість бізнесів роками працюють у режимі “так як завжди”. Закупівлі відбуваються, товари приходять, постачальники відповідають. Здається, все в нормі.
Але щойно компанія починає масштабуватися — хаос у процесах починає коштувати дорого. З’являються затримки, документи губляться, бюджети “з’їдаються”, рішення приймаються інтуїтивно, а керівництво не отримує відповіді на прості питання:
Хто прийняв це рішення?
Чому обрано цього постачальника?
Чи справді ціна найкраща?
На якому етапі зависла закупівля?
Саме в цей момент бізнес розуміє: без системного аудиту закупівель рухатися далі — ризиковано.
Чому компанії втрачають до 10–25 % бюджету саме в закупівлях
У більшості бізнесів закупівлі — це один із найбільших центрів витрат.
Будь-яка помилка в процесах, відсутність контролю або аналітики мають пряме фінансове відображення.
За результатами аудитів APS SMART найтиповіші причини втрат виглядають так:
✔ Відсутність єдиного процесу закупівель
Кожен підрозділ працює за своїми правилами → хаос у пріоритетах, строках, документах.
✔ Непрозоре планування
Закупівлі не прив’язані до бюджету, затримують виконання проектів або призводять до надмірних витрат.
✔ Нестандартизовані вимоги до постачальників
Відсутність критеріїв якості, термінів та ризик-контролю → збої поставок, штрафи, простої.
✔ Високе ручне навантаження
Операції виконуються вручну, дублюються, не фіксуються системно → втрати часу та неточності.
✔ Немає аналітики витрат
Компанія не знає структуру своїх витрат, не контролює динаміку, не бачить “вузьких місць”. Саме тому аудит в APS завжди починається з комплексної діагностики, щоб показати бізнесу реальну картину. Власне ці позиції в основному й будуть мати своє підтвердження у кейсі, що ми розглядаємо сьогодні.
Як проводиться аудит закупівель у підході APS SMART. Реальний кейс
Нещодавно наша команда працювала над проєктом для вітчизняного виробника продуктів харчування. До APS SMART замовник звернувся з запитом: зрозуміти, чому витрати зростають, а швидкість проходження закупівель падає, при цьому операційний тиск на команду збільшився, а результат дуже посередній.
У цьому проєкті ми застосували методику Procurement Maturity Assessment — аналіз зрілості закупівельної функції за чіткими критеріями.
Команда APS дослідила понад 40 параметрів, серед яких:
- наскрізність процесу закупівель;
- швидкість і кількість циклів погодження;
- роль відділів: хто ініціює, хто приймає рішення, хто погоджує;
- управління договорами;
- взаємодія з постачальниками;
- планування та контроль витрат;
- прозорість даних;
- рівень автоматизації та залежність від «ручних» інструментів.
Ми провели глибинні інтерв’ю, здійснили процес-майнінг закупівельних операцій, проаналізували документи, запити, історії взаємодії з постачальниками та реальні кейси проблемних закупівель.
Що показав аудит: основні блоки ключових проблем та висновки до них
Відсутність єдиного процесу закупівель. Закупівлі виконуються різними відділами паралельно, без єдиних правил. Рішення приймаються ситуативно. Усі роблять “по-своєму”.
Роль відділу закупівель не визначена. Закупівельники виконують операційну роботу, але не керують процесом. Частина рішень приймаєть поза процесом або поза їх участю.
Дані про закупівлі були розпорошені.Чати, Excel, пошта, телефон — інформація не сходииться, не фіксується, не аналізується в єдиному ключі.
Ці три групи проблем генерують десятки мікровтрат, які у масштабі бізнесу переростають у реальні фінансові ризики.
Основні висновки аудиту по кейсу:
1. Малоефективна структура процесів
Закупівлі були розподілені між різними командами без чітких ролей та відповідальності.
2. Відсутній повноцінний SRM-підхід ( (Supplier Relationship Management — управління роботою з постачальниками). Відсутність формалізованих критеріїв відбору та оцінки постачальників.
3. Закупівельний цикл частково ручний
Нестандартизовані документи → довгі узгодження → затримки у виробництві.
4. Відсутність якісної аналітики
Компанія не мала єдиного джерела інформації щодо:
- витрат,
- динаміки постачань,
- якості поставок,
- джерел ризику.
5. Трансакційні витрати надто високі
Через ручні операції команда закупівель виконувала непропорційно великий обсяг операційної роботи.
Як аудит перетворився на план трансформації закупівель
Після діагностики команда APS підготувала детальний звіт, в якому:
1. Сформовано ключові інсайти
Ми не просто описали помилки — ми показали, як саме вони впливають на витрати, операційну стійкість, швидкість закупівель та взаємодію між департаментами.
2. Побудовано оптимізовану модель процесу
Створено нову структуру закупівельного циклу з чіткими ролями, точками прийняття рішень, зонами відповідальності та єдиним workflow.
3. Запропоновано операційну систему управління закупівлями
Було визначено: як має працювати планування закупівель, бюджетний контроль, SRM, аналітика, управління договорами, підхід до вибору постачальників.
4. Оцінено потенціал автоматизації
Фактично аудит став основою для подальшої цифровізації закупівель, включно з можливістю впровадження APS SMART як SRM+P2P системи.
5. Визначено нову роль закупівельної функції в компанії, де закупівлі перестають бути «реактивним відділом» і переходять у проактивну, стратегічну роль.
Що отримав бізнес після аудиту
Після завершення роботи замовник отримав не просто звіт, а карту трансформації на кілька років наперед:
- чітку модель закупівель, яка прибирає хаос;
- прозорі, вимірювані процеси;
- можливість створити сильну закупівельну функцію;
- інструменти для зниження витрат;
- стратегічний фундамент для автоматизації.
Найцінніше — керівництво нарешті отримало повну картину:
як функціонують закупівлі насправді, де компанія втрачає гроші і що потрібно змінити.
Аудит закупівель — це не критика, а точка росту
У бізнесу часто є страх, що аудит “відкриє проблеми”. Але проблеми існують незалежно від того, бачимо ми їх чи ні.
Аудит — це найшвидший шлях:
- вийти з операційного хаосу,
- побудувати систему прийняття рішень,
- посилити фінансову дисципліну,
- створити ефективну закупівельну функцію.
Аудит закупівель — крок до побудови зрілої моделі закупівель
Як показує наш кейс, аудит закупівель — це перший крок до побудови зрілої моделі закупівель, де процеси не просто “відбуваються”, а управляються.
APS SMART поєднує закупівельну експертизу, технології, методологію оптимізації процесів і командний консалтинг, щоб допомогти компаніям перейти від хаотичної моделі до системної.
Тому аудит закупівельної функції — це не формальність і не «ревізія».
Це професійна діагностика, що показує:
- де компанія втрачає гроші,
- де процеси уповільнюють операційну діяльність,
- де виникають ризики,
- і як можна перейти на новий рівень ефективності.
Готові зрозуміти, що відбувається у ваших закупівлях насправді?
Ми проведемо аудит, покажемо приховані втрати, створимо цільову модель процесів і допоможемо її впровадити.
APS SMART — досвід, аналітика, технології. Все, що потрібно для сучасної закупівельної функції.
