Що таке TCO і чому це важливо для закупівель?
TCO (Total Cost of Ownership) — це підхід, який враховує всі витрати, пов’язані з володінням товаром чи послугою протягом усього життєвого циклу, а не лише закупівельну ціну.
Це критично важливо, особливо в умовах B2B- та B2B2C-ланцюгів постачання, де початкова ціна часто не є головним джерелом витрат. Наприклад, техніка, яка ламається через 6 місяців, або дешеві матеріали з великим відсотком браку — це класичні приклади «дешево, але дорого».
З чого складається повна вартість володіння?
Типова формула TCO виглядає так:
TCO = Ціна товару + Доставка + Витрати на введення в експлуатацію + Обслуговування + Заміна + Простої + Утилізація – Вартість залишкової реалізації.
| Компонент | Пояснення |
| Sтмц – вартість одиниці товару | Закупівельна ціна |
| Sдост. – доставка | Транспорт, митниця, логістика |
| Sуч. – постановка на облік | Реєстрація, інвентаризація |
| Sекспл. – експлуатація | Енерговитрати, витратні матеріали |
| SТО – технічне обслуговування | Планове і позапланове |
| Sпр. – простої | Втрати від зупинки через несправність або очікування |
| Sут. – утилізація | Вивезення, демонтаж |
| Sпрод. – вартість продажу | Виручка від продажу після використання |
Коли TCO змінює рішення у закупівлях?
Приклад 1: Закупівля генераторів
- Варіант А: $5 000 за одиницю, дешеві комплектуючі, часте техобслуговування.
- Варіант B: $6 800 за одиницю, довговічні комплектуючі, низька частота ТО.
Різниця в закупівлі: +36%, але економія за весь життєвий цикл – понад 20%, якщо врахувати вартість простоїв, ремонту, ресурсів ТО.
Приклад 2: Поставка пакування
- Постачальник X пропонує нижчу ціну, але часті недопоставки і високий % браку.
- Постачальник Y дорожчий, але має стабільну якість і точність поставок.
У разі X компанія несе втрати від затримок виробництва, необхідності перемовин з ритейлом, зниження лояльності клієнтів.
Як розрахувати TCO
Excel-модель TCO
У найпростішому вигляді модель можна побудувати в Excel. У таблиці враховуються:
- Усі статті витрат на кожен варіант закупівлі;
- Приведення до однакової валюти та періоду;
- Оцінка сценаріїв і ризиків;
- Вага факторів при багатокритеріальному виборі.
Облік TCO у системах автоматизації: приклад APS Smart
У системах на кшталт APS Smart, де функціональність підтримує повний цикл закупівель і постачання, можна реалізувати:
Автоматичне врахування витрат
- Доставка та логістика: інтеграція з транспортними системами;
- Техобслуговування: прив’язка до категорій товарів;
- Історія ремонтів і витрат по контрагентах;
- Прогнозування залишкової вартості.
Порівняння пропозицій не лише за ціною
- Матриці зважених критеріїв: ціна, надійність, термін служби;
- Візуалізація довгострокових витрат у тендерах;
- Врахування змін вартості у багаторічних контрактах.
Прийняття рішень на основі TCO — нова норма для закупівельника
Закупівельники, які мислять категоріями TCO, ухвалюють рішення:
- на випередження, а не в момент «закупити дешевше»;
- в інтересах бізнесу, а не лише в межах бюджету підрозділу;
- враховуючи наслідки для логістики, обслуговування, виробництва;
- у тісній зв’язці з фінансами, технічними та операційними департаментами.
Прийняття рішення на основі обліку ТСО — зріла функція закупівель, яка має стратегічний вплив.
Висновки: розрахунок TCO дозволяє враховувати реальні витрати, а не лише початкову ціну
TCO-закупівлі забезпечують менше простоїв, вищу якість і лояльність клієнтів.
Інструменти автоматизації, зокрема APS Smart, дають змогу швидко порівнювати альтернативи та управляти витратами на кожному етапі.
Практика використання TCO — це маркер зрілості закупівельної функції та частина категорійного менеджменту.
