До вашої уваги інформація про корисну функціональність, що працює з малобюджетними закупівлями. В основу розробки ліг робочий кейс наших партнерів – компанії виробника харчових продуктів. В цьому випадку сфера застосування такого кейса не має галузевих обмежень, позаяк практично всі компанії мають малобюджетні закупівлі на постійній основі – від канцелярських товарів і води в офіс до планових закупівель для виробництва.
Закупівля «дріб’язку» відповідно до корпоративного процесу забирає стільки ж часу і ресурсів, як і закупівля будь-якої іншої вагомішої партії товару. Часто компанії не беруть до уваги такі закупівлі, читайте, лінуються проводити в системі закупівель малобюджетку за принципом: а скільки тієї води ми вип’ємо, не верблюди ж)). Але «води ми випити» можемо дуже немало (особливо влітку у спеку) і витрати на такі закупівлі то там, то там «по краплі» можуть набігати дуже і дуже істотні, а це значить, що ви повинні знати реальну картину про обсяги таких закупівель та їх частку у загальному закупівельному обороті, мати можливість контролю доцільності закупівлі і цін.
Тому, ми розробили функціональність, яка максимально швидко може збирати і проводити заявки на закупівлі малобюджетних товарів (товарів категорії С) за попередньо налаштованим бюджетом, наприклад , в 5 тис. грн.
Що потрібно, що б процес малобюджетних закупівель був запущений автоматично
Потрібна наявність трьох модулів системи APS SMART (REQUEST, TENDER, ORDER) для роботи з заявками, тендери та замовленнями та інтеграція з вашою обліковою системою (будь-якого класу). А також заздалегідь обраний постачальник за визначеними категоріями закупівель. Як правило, на такі закупівлі постачальник вже давно обраний компанією.
Короткий процес створення закупівлі
З ОС Замовника автоматично вивантажуються заявки на товари з бюджетом закупівлі <= 5000 грн. в APS Smart на етап заявки «Виконання».
Якщо параметри заявки: ціни по номенклатурним позиціям, валюта (грн.), наявність постачальника (контрагента) відповідають умовам створення Автозамовлення, то в системі закупівель автоматично створюється/створюються замовлення на етапі “Завершено” (настроюється) в кількості, яка дорівнює кількості місць поставок у вихідній заявці.
Після чого замовлення при необхідності передаються в ОС Замовника.
Ось, власне, і весь процес, але, повірте, «головняка» у закупівельників він знімає порядком.
Переваги використання функціональності
- Мінімальне використання ресурсів при створенні заявки і замовлення
- Прискорення процесу обробки заявок
- Відсутність помилок при створенні як заявки, так і замовлення (наскрізний автоматичний процес)
- Фіксація всіх закупівель організації в системі
- Контроль витрат малобюджетних закупівель
- Аналітика номенклатурних позицій, контроль доцільності закупівлі та актуальності цін.
Звертайтеся за додатковою інформацією та консультаціями!
