Електронний документообіг та інтеграція закупівель із системами обліку: новий рівень ефективності. Виклики закупівельного документообігу у ланцюгах постачання
У складних ланцюгах постачання — особливо у B2B2C-моделях або на переробних підприємствах повного циклу — обсяг супровідної документації є колосальним. Лише один типовий процес включає:
заявку на закупівлю – погодження технічного завдання – запит пропозицій – комерційні пропозиції- контракт – рахунки, видаткові, акти, сертифікати – ТТН і документи приймання.
Паперовий або частково ручний документообіг у таких умовах призводить до затримок, помилок і ризиків. Втрата одного сертифіката чи акта може заблокувати відвантаження або оплату на тижні. Крім того, важливо не лише «підписати» документ, а й гарантувати його узгодження, відповідність шаблону, швидку передачу між департаментами.
Автоматизація документообігу в системах P2P. APS DOCS
СЕД APS DOCS – система електронного документообігу, призначена для керування, відстеження, контролю обігу корпоративної документації, створення єдиного автоматизованого інформаційного середовища компанії; управління документарною роботою зі зовнішніми контрагентами та адресатами як в рамках системи управління закупівлями, так і в якості загальної корпоративної системи управління документообігом. Докладніше тут .
Сучасні P2P-рішення, зокрема APS SMART, покривають повний цикл електронного документообігу:
1. Формування документів із заявок і замовлень
Всі дані з заявок, закупівельних процедур та специфікацій автоматично підтягуються в договір, рахунок чи накладну.
Вбудовані шаблони забезпечують уніфікацію документів за внутрішніми стандартами компанії.
2. Узгодження за маршрутами
Система підтримує гнучкі маршрути погодження, залежно від типу закупівлі, категорії товару, суми тощо.
Узгодження може відбуватися як автоматично (за ролями), так і вручну з повідомленням у пошту або Telegram.
3. Підписання документів
Документи підписуються КЕП (кваліфікованим електронним підписом) безпосередньо в інтерфейсі APS SMART.
Інтеграція з національними провайдерами КЕП гарантує юридичну силу підпису.
4. Архівування та аудит
Усі документи зберігаються в захищеному архіві, доступному за правами доступу.
Система зберігає журнал дій, де видно хто, коли й що погодив, змінив, підписав.
Це спрощує внутрішній та зовнішній аудит (в тому числі ISO, HACCP, податковий тощо).
Інтеграція з ERP, 1С, SAP та складськими системами
Електронний документообіг не повинен існувати окремо. Ключем до ефективного ланцюга є інтеграція P2P-платформи з ERP і WMS-системами компанії.
Як працює інтеграція в APS SMART
Передача результатів торгів, заявок, контрактів, замовлень, у систему обліку — автоматично або через API.
Отримання статусів надходжень, інформація по складу, постачанню — у\з у APS SMART і складські системи, календар постачання, тощо.
Синхронізація довідників (контрагенти, ТМЦ, категорії товарів) — у двосторонньому режимі.
Підтримка обміну у форматах XML, JSON, CSV, Excel, EDI.
Детальніше тут.
Приклади інтеграції:
MRP → APS SMART: Отримання даних про потреби виробництва → формування замовлень на закупівлю → узгодження та створення тендеру → контроль виконання.
APS SMART → ERP (1С, SAP): Проведення торгів – контрактування – після підписання договору – замовлення товару (може бути по партійно) товару система автоматично створює логістичні документи та передає їх у ERP\WMS, фіксує заборгованості по постачанню.
Переваги для бізнесу
- Зменшення часу обробки документів на 40–70%.
- Відсутність дублювання інформації, ручного введення, Excel-файлів.
- Прозорий контроль над етапами обробки документа (хто, коли, на якому етапі).
- Швидка реакція на зміни — зміна реквізитів, специфікацій, узгоджень без затримок.
- Аудиторська та податкова відповідність.
Як це працює у складних ланцюгах постачання
На переробних підприємствах повного циклу, де закупівля, виробництво, зберігання та дистрибуція об’єднані в єдиний потік, автоматизація документообігу дозволяє:
Обробляти тисячі документів у єдиній системі.
Відстежувати статус документів у розрізі кожного етапу закупівлі та постачання.
Автоматично зв’язувати закупівельні, виробничі та логістичні модулі через API.
Спрощення взаємодії з дистрибуторами, складами, ритейлом — навіть якщо вони не мають доступу до основної ERP.
Електронний документообіг та інтеграція – must have!
Електронний документообіг та інтеграція — не лише «зручність» чи «цифровий тренд». Це інфраструктура, яка дозволяє керувати складними ланцюгами закупівель і постачання, знижувати втрати, пришвидшувати поставки і гарантувати прозорість.
Системи на кшталт APS SMART дозволяють компаніям перейти з ручного режиму в режим повної цифрової синхронізації бізнес-процесів. І це вже не майбутнє — це вимога сьогодення.
