НОВИНКИ ВЕРСІЇ 3.1. Новий рівень компетенції та оптимізації робочих процесів управління закупівлями та поставками, в тому разі закупівлями через тендерні процедури.
Друзі, анонсуємо новинки системи управління закупівлями APS SMART, версія 3.1.
У даній версії багато розробок, які були зроблені на прохання наших клієнтів. Це дуже хороший показник того, що система активно використовується, а також поповнюється функціями, що потрібні професіоналам закупівель для щоденного забезпечення їх діяльності та генерації прибутку компаній. Отже, у модулях:
ЗАЯВКИ
Поштучні замовлення вже не в тренді. У модулі Заявки, у формі “Заявки на виконанні” додана можливість масового створення замовлень на постачання із заявок, що знаходяться на виконанні, кнопка має назву “Створити замовлення з заявок”. Простими словами: для циклічних / періодичних замовлень на постачання тепер немає необхідності створювати замовлення кожного разу окремо, особливо якщо відомі постачальник і ціна, і таких поставок – десятки; тепер досить один раз натиснути на цю кнопку.
ТЕНДЕРИ
Персональне запрошення для постачальника. Для закритих тендерів, що знаходиться на етапах «Підготовка документації», «Коригування критеріїв» або «Прийом пропозицій», додана можливість запрошення контрагентів через e-mail. Тобто, якщо замовник бачить, що з якоїсь причини пропозицій від постачальників недостатньо, він може додатково запросити потенційних постачальників.
Завантаження архівів документів. У вкладці «Прикріплені файли» в тендері в Кабінеті Закупника додана кнопка «Завантажити всі документи контрагентів», за допомогою якої закупник або особа, що погоджує може завантажити всі файли (відповіді на критерії файлового типу), прикріплені контрагентами в тендері під час подачі пропозиції. Результат завантаження: архів і файлами рознесений за індивідуальними папками для кожного контрагента. Завантажувати кожен документ окремо від кожного контрагента вже не потрібно.
Типи закупівлі RFx. У Паспорті тендера додана можливість конкретизації для типу закупівлі RFx:
- RFP (Request for proposal = Запит пропозиції);
- RFQ (Request for quotation = Запит ціни);
- RFI (Request for information = Запит інформації).
Це зручно і для закупника, і для постачальника (особливо для компаній, що займаються міжнародними закупівлями). За типом закупівлі відразу зрозуміло, що вимагається від контрагента, якщо це «запит пропозиції» – то розмова вже предметна, а якщо це «запит інформації», моніторинг – Ваше право, надати відповідь чи ні.
CPV. CPV довідник – міжнародний довідник товарів та послуг вже давно увійшов в життя закупівель та продажу. Це звичний інструмент для визначення товарної категорії продукції.
У нашій системі, в Паспорті тендера додана область “Категорії CPV”. Користувач може вибрати в ній від 1-ї до 5-ти категорій CPV за якими він працює.
Ця інформація буде відображена на платформі агрегованих закупівель , де публікуються закупівлі наших замовників, тому закупнику рекомендується коректно і максимально повно заповнити цей розділ – адже потенційні постачальники досить часто шукають закупівельні процедури за кодами CPV.
Закупівля за приведеною ціною. Ми раніше писали про таку цікаву і потрібну функціональності як закупівля за приведеною вартістю. Тепер така можливість реалізована і для проведення Аукціону / Редукціону.
АДМІНІСТРУВАННЯ
На численні прохання замовників:
В інтерфейсі Кабінету закупника – реалізовано налаштування відображення панелі «Зведена аналітика» або вкладки «Список активних завдань». Налаштування індивідуальні, наприклад, для керівника швидше за все найбільш цікавими є останні актуальні дані з аналітики, а рядовому менеджеру-закупнику – свої поточні завдання.
Датування Поставки. Для атрибута тендера введено поняття умови – «Дата поставки з заявки».
Працює це таким чином: якщо тендер створюється із заявок і в тендері є атрибут «Дата постачання» з вищевказаною умовою (наприклад, постачання має відбутися через 10 днів після дати завершення тендеру), то для позицій тендера із значенням цього атрибута буде автоматично підставлена дата (з урахуванням цих 10 днів) для поставки з заявки.
Паролі для VIPів. У деяких компаніях є менеджери, які за різних корпоративних причин не підпадають під загальні політики Служби Безпеки. Для них реалізована можливість регулювання періоду зміни пароля доступу до системи індивідуально. Використовуючи «Власні налаштування терміну дії пароля», користувач може проставити термін дії пароля як необмежений або налаштувати його зміну за власним заданим критерієм.
Замовлення з Контракту. У моделі узгодження замовлення додано 2і нових умови: “Замовлення з контракту без тендера” і “Замовлення з контракту з тендером”.
Для групи осіб, що погоджують “Замовлення з контракту без тендера” спрацьовує в замовленні якщо жодна з позицій замовлення не проходила через тендер.
А узгодження “Замовлення з контракту з тендером” спрацьовує в замовленні в разі, якщо хоча б одна позиція замовлення пройшла через тендер.
ІНТЕГРАЦІЯ
Наша система вміє не тільки «забирати», а й «створювати» дані. Це багато в чому оптимізує пов’язані між собою процеси управління та організації.
Пул методів інтеграції поповнився новими, для роботи з документами модуля «Контракти». Відтепер, ми можемо додавати:
- контракти;
- текст контракту;
- специфікації;
- позиції у специфікацію;
- додаткові угоди;
- файли до договору, специфікації або додаткової угоди.
ЗАМОВЛЕННЯ НА ПОСТАЧАННЯ
Калькулювання показників «кількість-вартість». Додана можливість редагування полів “Ціна” і “Кількість” для позицій, що дозволяє розраховувати кількість по позиції, в залежності від вартості (ціни). По суті, створено певний «калькулятор», що дозволяє при відомій фіксованої вартості позиції визначити оптимальне значення кількості і ціни (для Замовників, які працюють за цією схемою).
Заміна номенклатури. Реалізовано в позиції Замовлення на етапах «Формування» і «Приймання» при наявності у користувача відповідного права. Заміна позиції можлива тільки на позицію з тієї ж категорії. У житті це приблизно може виглядати так: була замовлена цегла червоного кольору (один артикул), а в момент приймання виявилося, що цегла жовта (інший артикул). Якщо для замовника даний факт не є проблемою, то він спокійно приймає жовту цеглу на склад і в ручному режимі редагує номенклатуру (звичайно, з відповідним логування у системі дій та подальшим погодженням факту).
ПОСТАЧАЛЬНИК
IBAN (International Bank Account Number). Для зручності реєстрації розрахункових документів між контрагентами.
У класичній формі реєстрації контрагента додано поле міжнародного номера банківського рахунку IBAN (International Bank Account Number), який, завдяки скороченню кількості реквізитів, повинен зробити більш зручним процес формування розрахункових документів, а також дозволить гармонізувати українське платіжний простір з європейським.
APS DISCOVERY (сервіс рекомендацій)
Тільки «живі» контакти. У сервісі рекомендацій (APS Discovery) зменшений обсяг даних, які є джерелом для отримання контактної інформації – залишені лише актуальні тендери з активними контрагентами, «живучість і активність» яких підтверджується їх періодичною участю і перемогами у тендерах.
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ БЕЗПЕКИ ЗАКУПІВЕЛЬНОГО ПРОЦЕСУ
Останнім часом, багато завдань ми вирішуємо із забезпечення безпеки закупівельних процесів, ринок вимагає професійних підходів також і в цьому питанні. Про це більш детально ми постараємося розповісти в нашій наступній статті. А поки – про поліпшення функціоналу для Служб Безпеки компаній у версії 3.1.:
Модуль Заявка
Модифіковано і розширено “Звіт про стан закупівлі” в заявці на етапі «Завершено». Додано два розділи:
- Журнал узгодження (за поточною заявкою);
- Коментарі СБ (дані беруться з картки контрагента).
Останній розділ звіту містить три стовпці:
- Найменування контрагента;
- Поточний статус СБ;
- Код ЄДРПОУ контрагента.
Модуль Тендери
У модулі «Тендер» на етапі «Обробка даних» при виборі вкладки «Відображення по контрагенту» праворуч від найменування контрагента тепер відображається код ЄДРПОУ, що полегшує співробітникам Служби Безпеки пошук і перевірку контрагента.
Модуль Адміністрування
Реалізовано інструментарій створення і використання власних статусів Служби Безпеки, персонально під потреби замовника.
