Цифрове постачання: інтеграція закупівель, логістики, складу і фінансів. Чому класичні закупівлі вже не працюють
У B2B і B2B2C-моделях ланцюг постачання стає дедалі складнішим. Багатоетапні узгодження, різні локації складів, аутсорсинг логістики, десятки постачальників — усе це потребує чіткого зв’язку між системами.
Класичні підходи (Excel, електронка, вручну перенесені замовлення) приводять до втрат, затримок, помилок і не використаних можливостей.
Цифрове P2P – як це працює
P2P (Procure-to-Pay) — модель наскрізного процесу: від подання заявки до оплати за товар. У сучасних системах P2P включає:
- Intake Management — збір і маршрутизація заявок;
- Каталогізація — замовлення з зовнішніх каталогів постачальників;
- Spot Buy — швидкі запити серед пулу постачальників;
- Purchase Order — формування замовлень;
- Logistics & Delivery — контроль постачання;
- Warehousing — передача на склад, облік;
- Finance — зв’язок із бюджетом, документообіг, оплата.
В APS SMART кожен етап реалізований як частина наскрізного цифрового процесу — без втрати даних між підрозділами (відділами).
Як виглядає цифровий ланцюг у APS SMART
1. Збір заявки
- Форма з фіксацією категорії, бюджету, строків.
- Автоматична перевірка бюджету (якщо підключено).
2. Каталог/Spot Buy
Пошук по електронному каталогу постачальника;
Якщо товар відсутній — запуск Spot Buy.
3. Формування замовлення
Purchase Order з усіма специфікаціями;
Надсилання постачальнику для підтвердження.
4. Контроль доставки
Постачальник підтверджує дату доставки, вказує транспорт і ТТН;
Інформація автоматично передається службі охорони і на склад.
5. Приймання товару
Створення штрих-коду APS у форматі замовника;
Інтеграція з WMS (складською системою);
Верифікація кількості, якості та відповідності.
6. Облік та документообіг
Автоматична передача документів у 1С, SAP, Oracle, тощо;
Підтягування актів, накладних, інвойсів в єдину систему;
Підписання КЕП або іншим способом.
7. Оплата
Дані про приймання + накладна = підстава для оплати;
Інтеграція з фінансовими модулями;
Можливість планування платіжного календаря.
Автоматизація логістики — ключ до ефективності
Постачання, контроль логістики — одна з найскладніших частин ланцюга постачання. У APS SMART це:
- Контроль графіку постачання (доставки) замовленнь;
- Автоматичне інформування складу та охорони;
- Передача даних про машину, водія, номер авто;
- Приймання за штрих-кодами, з можливою інтеграцією у WMS;
- Генерація та прив’язка всіх документів до конкретної поставки;
- Можливість ведення цифрового календаря постачання або передача цих даних у зовнішні системи.
Інтеграція з ERP та бухгалтерськими системами
Централізація обліку — головна вимога сучасних закупівельників і фінансистів. APS SMART забезпечує:
- Синхронізацію по залишках, кодах товарів, бюджетним лімітам;
- Передачу PO, накладних, актів до облікової системи;
- Сумісність з 1С, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, тощо;
- API для інтеграції з власними рішеннями компанії.
Нові можливості – модулі APS Discovery, APS Prozorro Hub для пошуку партнерів
Цифрова трансформація включає й вихід за межі власного постачальницького пулу. Саме для цього в APS SMART реалізовано сервісні модулі з пошуку та набуття нових партнерів, постачальників:
- Створення запиту по ринку;
- Пошук нових постачальників за ключовими словами, cpv-кодом, ЄДРПОУ;
- Базовий аналіз діяльності потенційного партнера;
- Формування короткого списку та автоматичний запуск процедури.
Цей функціонал дозволяє швидко знайти нових партнерів для стратегічних закупівель, особливо у випадках дефіциту або зміни логістичних маршрутів.
Що отримує бізнес від наскрізної автоматизації
| Функція | Результат |
| Планування | Видимість по бюджету, потребам, пріоритетах |
| Виконання | Контроль усіх замовлень, від заявки до поставки |
| Взаємодія | Замовники, закупівельники, постачальники, логісти — на одній платформі |
| Складування | Прискорення обробки товару, менше помилок, валідація по штрих-коду |
| Бухгалтерія\фінанси | Менше ручної роботи, швидше закриття періоду, зниження ризику подвійної оплати |
| Аналітика | Розгорнуті звіти, ABC-аналіз, моніторинг KPI, зручні візуалізації |
Висновок
Цифрова трансформація закупівель — це не тільки зручність, але й конкурентна перевага. Поєднання закупівлі, логістики, складу, обліку та фінансів в єдиному P2P-циклі дозволяє компанії швидше адаптуватися до змін, контролювати витрати та розвивати ланцюги постачання.
APS SMART забезпечує не просто автоматизацію, а системне управління закупівлями і постачанням в масштабах усього підприємства.
