Тендерні закупівлі (комерційні тендери) — ефективність та автоматизація з APS SMART
Тендерні (комерційні) закупівлі у корпоративному сегменті — це не просто механізм вибору постачальників, а частина стратегічного управління витратами та ризиками. Для великих компаній і холдингів ефективність тендерів напряму впливає на маржинальність бізнесу.
APS SMART — це професійна платформа Source-to-Pay enterprise-рівня, яку використовують закупівельні департаменти провідних українських компаній для:
Централізації процедур
Управління складними багатокритеріальними закупівельними процедурами
Прозорого контролю постачальників і контрактів
Інтеграції закупівель з ERP/WMS/CRM
Чим відрізняються комерційні тендери від публічних (Prozorro)?
Для не державних комерційних, приватних компаній (ритейл, FMCG, переробні підприємства). Вони гнучкіші, швидші, дозволяють враховувати бізнес-критерії приватної комерційної діяльності.
Державні закупівлі, регламентовані відповідно до законодавства України*.
*APS SMART підтримує інтеграцію з Prozorro, що дозволяє компаніям працювати і в державному, і в корпоративному сегменті.
Закупівлі в Україні: лікнеп. Все про тендерні закупівлі
Тендери на закупівлю: законодавство, процедури, документація, порядок проведення та участі.
Публічні держзакупівлі Prozorro
Державні закупівлі. Електронна система закупівель Прозорро – функції, майданчики, правила. Нове: закупівлі через електронний каталог – маркетплейс Прозорро Маркет.
Комерційні тендери та аукціони: автоматизація торгів APS SMART
Електронні торги як ланка єдиної системи закупівель: автоматизація від заявки до поставки.
Переваги проведення тендерів через APS SMART
За дослідженнями Deloitte, автоматизація тендерних процедур скорочує цикл закупівлі на 25–30%, а APS Smart у кейсах клієнтів показав економію до 18% завдяки редукціонам.
- Прозорість і конкурентність. Автоматизоване оцінювання та протоколювання рішень.
- Швидкість. Багатотурові процедури, редукціони, аукціони.
- Інтеграція. Безшовний зв’язок з контрактами, замовленнями, ERP/WMS.
- Пошук нових постачальників. Salesbook як єдина точка доступу до десятків майданчиків і нових учасників.
Як працює комерційний тендер у APS SMART
Збір і акумуляція заявок на закупівлю (підтримка будь-яких організаційних структур)
Створення процедури (предмет, критерії, строки).
Запрошення постачальників (внутрішні інструменти; APS Discovery, APS Prozzoro Hub, Salesbook).
Прийом пропозицій (структуровані дані, документи, контроль).
Аналіз і торги (багатокритеріальна оцінка постачальників, пропозицій).
Формування контракту (протокол, КЕП, контракт).
Замовлення і постачання (замовлення; інтеграція зі складом, прийманням, оплатами).
Яким бізнесам підходить тендерні закупівлі з допомогою APS SMART?
- Холдингам і промисловим підприємствам;
- Агро-сектору та переробним підприємствам;
- Ритейл-мережам;
- Підприємствам з надання послуг широкого вжитку (банкінг, телеком, логістика (доставка), харчування, будівництво);
- Бізнесам, де важливий SRM і довгострокові контракти.
Коли обрати комерційний тендер у APS SMART
- Для складних закупівель із кількома критеріями (ціна, якість, SLA);
- Для разових закупівель і закупівель під регулярні постачання;
- Для контрактів, де потрібна прозорість і чіткий аудит ефективності..
Автоматизація тендерів і аукціонів
Тендерні закупівлі з APS SMART – це автоматизація тендерів і всіх процедур електронних торгів, яка забезпечує найкращий вибір з отриманих тендерних пропозицій, максимальну об’єктивність рішень по закупівлях і повну прозорість процесу для керівництва та контролюючих організацій.
Вигоди для закупників
- Необмежена кількість лотів, номенклатурних позицій і турів в тендерах, без втрати інформації та часу на її обробку
- Швидка, точна і незалежна оцінка пропозицій, в тому числі з урахуванням нецінових критеріїв
- Перевірка надійності і безперервний моніторинг постачальників, побудова оптимальної системи взаємовідносин з постачальниками
- Зниження ризиків, пов'язаних з кваліфікацією або необ'єктивністю персоналу, порушенням внутрішніх регламентів закупівельного процесу
- Мінімізація помилок при створенні і публікації тендерної документації та підсумків тендеру
Вигоди для продавців
- Додатковий канал і обсяг продажу, без витрат на залучення клієнтів
- Автоматичне "підлаштування" під потреби покупця - поділ обсягів оптового продажу товару, в залежності від потреби і запропонованих цін
- Автоматичне створення договорів згідно шаблонів і відповідно до умов проведеного аукціону
- Підвищення прозорості прямого продажу
- Аналітика торгових процедур і ринкової кон'юнктури
Хочете побачити як це працює на практиці?
APS SMART + Salesbook: єдина екосистема тендерних закупівель та збуту
Усі тендерні закупівлі клієнтів APS, зібрані більш ніж зі 100 торговельних майданчиків – провідних компаній України-клієнтів APS SMART, доступні для постачальників на єдиній платформі – Salesbook.
Часті питання та відповіді (FAQ)
Комерційний тендер — це електронна процедура закупівлі між приватними компаніями (B2B), де головними є бізнес-умови, гнучкість критеріїв і швидкість. На відміну від державних тендерів (Prozorro), де діють суворі нормативи, комерційні тендери дозволяють застосовувати редукціон, багатокритеріальну оцінку та інші інструменти, які підсилюють конкурентність і прозорість.
Система підтримує:
- однотурові процедури,
- багатотурові закупівельні процеси,
- редукціон (торг на зниження ціни),
- аукціон (торг на підвищення ціни)
Це дозволяє організовувати як прості, так і складні тендерні закупівлі з гнучкими умовами.
- Замовник формує RFx з критеріями (загальні + позиційні).
- Викликає постачальників через Salesbook / запрошення.
- Приймаються структуровані пропозиції з документами.
- Проводиться оцінка та (якщо потрібно) торги (редукціон/аукціон).
- Формується контракт (КЕП) та передається модулю контрактів.
- Переходить до модуля замовлень + контроль поставки та інтеграція з ERP/WMS.
Так — система має гнучкий API і стандартні конектори, що дозволяють передавати дані (тендери, контракти, замовлення) між APS SMART та корпоративними системами обліку та управління складом.
«Вічний тендер» — це процедура без фіксованого терміну закриття, коли постачальники можуть надсилати пропозиції в довільний момент. Вона ідеальна для регулярних, стандартних закупівель і формує ринкову ціну через конкуренцію.
При порівнянні пропозицій APS SMART дозволяє враховувати не лише початкову ціну, а й експлуатаційні витрати, логістику, обслуговування, ризики, вартість утилізації — що важливо при прийнятті стратегічних рішень у комерційних закупівлях. Детальніше тут .
Так — повністю інтегрований модуль Управління постачальниками, який дозволяє зберігати профілі постачальників, рейтингувати, проводити кваліфікацію та аналіз ризиків. Детальніше тут
Система автоматично фіксує всі етапи торгів: хто подав, коли, які зміни, як обирали переможця, і генерує протокол у стандартизованому форматі, готовий для аудиту.
Усі дії користувачів логуються, рішення фіксуються, зміни неможливо приховати — таким чином створюється повний аудиторський слід і мінімізується корупційний ризик.
Salesbook — це платформа продажу та закупівель; агрегатор тендерів клієнтів APS (APS tender). Вона надає доступ до створення власних закупівель та торгових процедур усіх майданчиків в одному інтерфесі, підтримує величезний пул постачальників, що працюють з APS SMART.
Вбудований Модуль Аналітики надає готові набори ключових показників з різних аспектів закупівель, показників діяльності корпорації з поділом та поданням інформації на будь-якому рівні ієрархії. Автоматично формуються звіти за показникам: статуси процесів та їх кількість;ринкова та фактична вартість всіх закупівель та показник економії;аналітика по кількості, активності та статусам контрагентів;аналітика по кількості та активності номенклатурних позицій; аналіз обороту та економії в розрізі юридичних осіб;а налітика роботи користувачів системи в розрізі кількості та статусів процесів, обороту та економії; динаміка цін по конкретних номенклатурних позиціях за заданий період часу, тощо. Детальніше: https://www.aps-smart.com/otsinka-efektivnosti-zakupivel-ta-ihnogo-vnesku-u-biznes-analytic-kpi-srm-aps-smart/
Окремий блок аналітики стосується показників оцінки постачальників: своєчасність OTIF, відсоток відхилень, кількість інцидентів, швидкість відповідей постачальників, ефективність економії (різниця між початковою ціною і кінцевим результатом).
8 базових ризик-індикаторів звершення/не здійснення події у Тендері на етапі «затвердження рішення. Докладніше тут
Ми зібрали тендери всіх наших замовників!
Торги провідних підприємств України-клієнтів APS SMART, що публікуються на платформі Salesbook. Електронні торги на майданчику здійснюються комерційними підприємствами і використовуються для проведення закупівель та продажу своїх товарів через аукціони:
Немає часу шукати тендери по всьому інтернету?
Актуальне про тендерні закупівлі в Україні
Що таке тендер і де застосовуються тендерні торги
Тендер – це процес вибору постачальника товарів (робіт, послуг) на конкурентних засадах. Як правило, під тендером на закупівлю розуміють торги на зниження, або реверсивний аукціон – де переможцем стає учасник, що запропонував найменшу ціну. Така схема закупівлі дозволяє закупникові (організатору торгів) оптимізувати витрати, відстежувати ринкові коливання цін і поповнювати свою базу постачальників. Постачальники (учасники й переможці торгів) таким чином можуть вибудувати довгострокові взаємини з покупцем своїх товарів (уклавши контракт на постачання) та розширити свою клієнтську базу.
Автоматизована інформаційна система APS SMART дозволить не тільки значно спростити проведення тендерних процедур закупівель та зменшити залежність результату від кваліфікації менеджерів із закупівель, а й об’єднати всі закупівлі і закупівельні процеси в єдиний контур, з метою контролю та економії витрат. Детальніше про можливості системи читайте на нашому сайті.
Законодавство України зобов’язує підприємства державної форми власності здійснювати свої закупівлі виключно публічно і з дотриманням добросовісної конкуренції серед постачальників, тому під терміном «тендерні закупівлі» часто маються на увазі державні або, у визначенні закону, – публічні закупівлі. Для опублікування інформації про проведення та результати публічних закупівель створена інформаційна електронна система PROZORRO.
Чим регламентується проведення тендерів
Основний законодавчий акт, який регламентує порядок здійснення тендерних закупівель – це Закон України «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25.12.2015, зі змінами та доповненнями. Закон вступив в силу для всіх державних закупників із 1 серпня 2016. Закон регулює проведення закупівель для потреб держави і територіальних громад і не поширюється на проведення так званих корпоративних, або комерційних торгів, тобто закупівель комерційних підприємств і організацій, однак електронні майданчики комерційних торгів використовують такі самі принципи проведення торгів.
Нові правила тендерних закупівель з 2020 р.
16 жовтня 2019 р Президентом України підписано Закон № 114-IX про внесення змін до чинного ЗУ «Про державні закупівлі». Зміни настільки істотні, що фактично діючий закон викладається у новій редакції. Зміни набрали чинності через 6 місяців з дня опублікування Закону № 114-IX, з 19 квітня 2020 року.
Класифікация (види) закупівель
Залежно від суми закупівлі поділяються на «допорогові» (менш ніж на 200 тис.грн. Для товарів і послуг та 1,5 млн.грн. для робіт) і «надпорогові» (сума закупівлі дорівнює або більше зазначених сум). Термінологія є загальною для використання, але безпосередньо в законі не зазначена. Допорогові закупівлі здійснюються відповідно до загальних принципів, що є зазначеними у законі, але окремо процес їх здійснення не було врегульовано, при цьому такі закупівлі могли проводитися без використання системи Prozorro.
Як здійснюються спрощені закупівлі
Термін «спрощені закупівлі» введений законом № 114-IX і має на увазі закупівлі в рамках від 50 до 200 тис.грн. для товарів і послуг та до 1,5 млн.грн. для робіт. Такі закупівлі повинні будуть проводитися через електронні торги на акредитованих майданчиках Prozorro або ж шляхом купівлі у продавців через електронний каталог PROZORRO MARKET.
Як здійснюється процес закупівель
Весь процес державних закупівель, починаючи від планування і закінчуючи укладанням договору на постачання, є публічним. Річний план закупівель і всі зміни до нього обов’язково публікуються на порталі Prozorro. Після публікації в системі оголошення про початок проведення процедури закупівлі та відповідної документації, процедура вважається відкритою. Після визначення переможця публікуються звіти про результати, про факт укладання та про виконання договору. Весь процес прийняття рішень про закупівлі здійснюється через спеціально створений закупником тендерний комітет.
Які є тендерні процедури закупівель
Основною процедурою закупівлі є відкриті торги, тобто торги, в яких може взяти участь будь-який зацікавлений потенційний постачальник. Новими правилами закупівель (з 19.10.2020) введені торги з обмеженою участю, в яких учасники будуть проходити кваліфікаційний відбір. Всі торги проводяться через електронний аукціон (другий етап торгів після прийому / відбору пропозицій), який визначає переможця. Процедура конкурентного діалогу може застосовуватися для закупівлі складних послуг або робіт, на етапі формування вимог до них. Переговорна процедура закупівлі проводиться як виняток в обумовлених законом випадках і за своєю сутністю не є тендерною процедурою, тому що не містить конкурентного відбору пропозицій.
Як складається тендерна документація
Тендерна документація – це оголошений закупником повний перелік вимог до потенційного постачальника. Документація повинна включати вичерпну інформацію про предмет закупівлі, умови постачання, критерії відбору учасників і переможця, вимоги до тендерної пропозиції і термін її подання. У разі запитань учасників закупник надає додаткові роз’яснення або вносить зміни до опублікованої тендерної документації, з автоматичним подовженням терміну прийому пропозицій.
Що таке тендерна гарантія
Закупник має право виставити вимогу про забезпечення тендерної пропозиції, а також виконання договору поставки. Як правило, кошти для забезпечення надаються учаснику банком у формі банківської гарантії. У цьому випадку учасник тендера одночасно з подачею пропозиції або при укладенні договору надає тендерну гарантію в необхідному розмірі. Якщо учасник не перемагає в тендері, сума тендерного забезпечення йому повертається. Випадки неповернення забезпечення, а також його максимально допустимий розмір визначаються законом.
Державні закупівлі: система публічних закупівель Prozorro
Для чого потрібна електронна система закупівель Prozorro
Інформаційна система PROZORRO створена для протидії корупції шляхом відкритості інформації про проведення закупівель для потреб держави (закупівель державних підприємств і корпорацій) та територіальних громад. Система виконує основні функції:
- Зберігання бази даних про державні (публічні) закупівлі;
- Проведення електронних торгів (аукціонів) з забезпеченням принципів добросовісної конкуренції, прозорості та економічної ефективності.
Система електронних закупівель забезпечує рівний і відкритий доступ до будь-якої інформації про проведення публічних (державних) закупівель, починаючи від планування і оголошення про відкриття процедури закупівлі, до її завершення (виконання укладеного контракту на постачання). Це дає можливість опротестувати рішення про закупівлю, якщо воно носить дискримінаційний характер по відношенню до інших учасників, а також проводити моніторинг закупівлі відповідно до законодавчо встановленої процедури. Електронні торги Prozorro забезпечують незалежний (автоматичний) вибір найбільш економічно ефективної торгової пропозиції на поставку товару (послуг, робіт).
Структура й учасники системи
Електронна система закупівель Prozorro складається з порталу Prozorro.gov.ua, на якому публікується кожен розміщений тендер на закупівлю і офіційні роз’яснення щодо їх проведення, та мережі електронних майданчиків, через які здійснюється доступ закупівельників і постачальників до інформаційної системи: розміщення тендерів та їх проведення. Електронні торгові майданчики для приєднання до системи проходять авторизацію (перевірку на відповідність вимогам системи).
Система управління закупівлями APS SMART інтегрується з Prozorro, а також з внутрішньо корпоративними ERP-системами, що сприяє консолідації потреб в рамках всієї корпорації та прискоренню процесу узгодження. Державні закупівлі з використанням APS SMART стануть економніше і швидше – про вигоди системи для організацій державного сектору дивіться докладніше на нашому сайті.
Як здійснюються публічні закупівлі Prozorro
Інформація про проведення державних закупівель обов’язково публікується в системі організаторами торгів. Умови участі в тендері визначаються самим закупником, проте вони не повинні містити дискримінаційних вимог – тобто якихось особливих умов, що надають можливість участі в тендері тільки обмеженому колу осіб, незалежно від наявності аналогічних необхідних товарів (робіт, послуг) та умов їх постачання в інших потенційних учасників.
Учасник, що хоче запропонувати закупникові свій товар (роботи, послуги), реєструється в системі й подає тендерну пропозицію. Учасник може подати тільки одну заявку в межах одного лота. Подання тендерних пропозицій на електронних майданчиках є платним. Тендерна пропозиція проходить автоматичну оцінку (в разі, якщо замовником встановлені й інші критерії, крім ціни, за вказаною ним методикою розраховується приведена ціна). Пропозиція може бути відхилена незалежно від заявленої ціни, якщо потенційний постачальник не відповідає встановленим у тендерній документації критеріям. Якщо пропозиція прийнята, наступним етапом проводиться електронний аукціон. Перед проведенням кожен з учасників може бачити всі запропоновані ціни. В процесі аукціону учасник може зменшити первісно запропоновану ним ціну не менше ніж на один крок на кожному етапі аукціону (розмір кроку встановлюється організатором торгів із дотриманням законодавчих обмежень). Після визначення переможця автоматично розкривається інформація про подані пропозиції, учасникам надсилається повідомлення про переможця аукціону.
Prozorro Market: електронний каталог (e-каталог)
Прозорро Маркет є частиною системи державних закупівель Prozorro, яка функціонує за принципом онлайн-магазину. Закупівельники можуть здійснювати тут допорогові, або спрощені закупівлі. Постачальники проходять процедуру відбору адміністратором електронного каталогу (перевірку на відповідність до опублікованих критеріїв) і розміщують в каталозі свої товари з актуальними цінами. Замовник публікує своє замовлення і вибирає товар. В процесі вибору він має доступ до самих пропозицій (інформації про товар і ціну), але не до даних про постачальника. Після вибору і отримання підтвердження від постачальника інформація розкривається автоматично і сторони укладають договір на поставку, а замовник публікує звіт про закупівлю. Процес, побудований за принципом маркетплейса, є зручним для «стандартних» періодичних закупівель (наприклад, канцелярського приладдя для потреб офісу), значно спрощує і прискорює процедуру закупівлі. Принципи та порядок державних закупівель із використанням електронного каталогу (що таке e-каталог, як він функціонує) регламентуються Законом України №114-IX від 19.09.2019.