Банківська гарантія для тендеру онлайн: як працює запит гарантії в APS SMART

Чому банківська гарантія є дуже важливим документом  для участі в торгах

У комерційних і закупівельних торгах банківська гарантія часто є обов’язковою умовою участі. Вона підтверджує фінансову спроможність постачальника виконати зобов’язання перед замовником.

Найпоширеніші види гарантій у тендерах:

• тендерна гарантія (гарантія участі),
• гарантія виконання договору,
• гарантія повернення авансу.

Для постачальника це не лише формальна вимога. Це інструмент довіри, який прямо впливає на допуск до участі та конкурентоспроможність у процедурі закупівлі.

Проблема: окремий процес поза системою торгів

Традиційно отримання банківської гарантії відбувається поза електронною торговою системою з  багатьма мануальними операціями та витратами робочого часу:

• пошук контактів банку,
• ручне надсилання заявки,
• окрема комунікація,
• ризик помилок у реквізитах,
• відсутність фіксації цифрового сліду.

Це збільшує час підготовки пропозиції та створює додаткові операційні ризики.

Рішення APS SMART: запит банківської гарантії прямо в інтерфейсі тендеру

У APS SMART реалізовано функціонал «Запросити банківську гарантію», доступний постачальнику безпосередньо в картці тендеру (RFx).

Така опція розміщена у панелі управління тендером і інтегрована в логіку подання пропозиції.

Коли можна застосувати відповідний функціонал:

• після публікації тендеру до його закриття,
• незалежно від туру,
• для всіх авторизованих користувачів із доступом до тендеру,
• за наявності хоча б одного активного банку у довіднику.

Чому це зручно та вигідно у роботі:

• Онлайн-запит гарантії для тендеру. Інтеграція з банком через e-mail.
• Автоматичне формування заявки. Контроль і фіксація процесу.

Як працює оформлення заявки на банківську гарантію

Після натискання кнопки «Отримати банківську гарантію» відкривається модальне вікно «Заява на оформлення банківської гарантії».

Обов’язкові поля до заповнення користувачем:

• Банк (вибір із довідника),
• ПІБ ініціатора,
• E-mail,
• Номер телефону,
• Сума гарантії (грн).

 В цей час Система:

• автоматично підтягує дані з профілю,
• перевіряє валідність e-mail,
• контролює заповнення обов’язкових полів,
• не дозволяє відправку при сумі 0.

Після відправки формується заявка з унікальним ID та автоматично надсилається: банку, ініціатору, контактній особі (за потреби), на системний e-mail .

Таким чином формується повний цифровий слід заявки.

Що дає постачальнику запит на банківську гарантію напряму з системи

1. Швидкість
Запит гарантії оформлюється без виходу із системи торгів.

2. Зниження ризиків
Автоматичне підставлення реквізитів і перевірка даних мінімізують помилки.

3. Прозорість процесу
Фіксується дата, сума, банк та ініціатор запиту.

4. Підвищення конкурентоспроможності
Менше часу на операційні дії — більше часу на формування якісної тендерної пропозиції.

Переваги для постачальника у банківській термінології

1. Безвідкличне зобов’язання банку-гаранта сплатити продавцю кошти у випадку нездійснення покупцем оплати за поставлений товар в строк на умовах, визначених контрактом.
2. Можливість отримання авансового платежу для виконання контракту без потреби залучення кредитних ресурсів. Забезпечення фінансування для початку виконання контракту на ранніх етапах.
3. Банківська гарантія дає можливість продавцю/постачальнику брати участь у торгах/тендерах, виконувати їх умови, у тому числі міжнародних, де обов’язковою вимогою є надання такої гарантії на користь покупця/замовника.

Що дає функціонал запиту банківської гарантії організатору закупівель

На перший погляд, банківська гарантія — це зона відповідальності постачальника. Але з точки зору замовника це — інструмент управління ризиками та дисципліною торгів.

Інтеграція запиту банківської гарантії в APS SMART створює додаткову цінність і для компанії-організатора.

1. Підвищення конверсії участі в тендері

Коли процес отримання гарантії спрощений, постачальники:

• швидше приймають рішення про участь,
• рідше відмовляються через складність оформлення,
• подають пропозиції вчасно.

Це напряму впливає на рівень конкуренції в торгах.

2. Зниження ризику зриву процедур

Банківська гарантія — це фінансове підтвердження намірів постачальника.

Коли механізм її оформлення інтегрований у тендерний процес:

• менше випадків неповного пакета документів,
• менше технічних помилок у реквізитах,
• менше затримок через некоректно оформлені гарантії.

Замовник отримує більш передбачуваний процес.

3. Прозорість і цифровий слід

Система фіксує:

• дату подання заявки,
• суму гарантії,
• банк,
• ініціатора запиту.

Це формує цифрову історію взаємодії та дозволяє:

• аргументовано вести претензійну роботу,
• мінімізувати спірні ситуації.

4. Контроль і стандартизація

Наявність довідника банків дозволяє:

• працювати лише з визначеним переліком фінансових установ,
• стандартизувати підхід до гарантій,
• централізовано керувати процесом через системні налаштування.

Це особливо важливо для компаній із великим обсягом закупівель.

5. Репутаційна складова

Для постачальників простий та зрозумілий механізм отримання гарантії означає:

• менше адміністративного навантаження,
• більше довіри до організатора торгів,
• сприйняття процедури як сучасної та прозорої.

У результаті замовник формує ринок навколо себе — із більш дисциплінованими та підготовленими контрагентами.

Переваги для замовника у банківській термінології

1. Виплата гарантованої суми, при порушенні або невиконанні зобов’язань за договором (наприклад поставки товару або надання послуг).
2. Безвідкличне зобов’язання банку-гаранта сплатити кошти у випадку, якщо продавець не виконає своїх зобов’язань щодо поставки товару чи наданні послуг без повернення авансового платежу.
3. Безвідкличне зобов’язання банку-гаранта компенсувати покупцю/замовнику витрати у випадку, якщо продавець/постачальник (учасник торгів/тендера) порушить зобов’язання, визначені документацією. Це може включати:
   • відкликання пропозиції після її подання;
   • відмову від підписання контракту після виграшу;
   • ненадання забезпечення за контрактом.
4. Можливість придбати необхідний товар із відтермінуванням платежу без сплати авансу. Придбання товарів для подальшого продажу без використання власних або позикових коштів. Альтернатива традиційному фінансуванню за вигіднішими умовами, ніж за кредитними ставками.

Банківська гарантія як частина цифрового тендерного процесу та інструмент, який спрощує участь у торгах

Функціонал «Запросити банківську гарантію» в APS SMART — це інструмент, який спрощує участь у торгах,  зменшує цикл участі в тендері, підвищує операційну ефективність, зокрема,  постачальника. Та є інструментом управління ризиками, підвищення конкуренції для замовника,

Водночас, запит банківської гарантії стає частиною єдиного цифрового середовища: торги → запит гарантії → комунікація → документ. Таким чином, відбувається як оптимізація самого процесу торгів так і зниження адміністративного навантаження на бізнес обох сторін цього процесу.