Підготовка тендеру рідко починається із самої закупівлі. Спочатку необхідно визначити категорію, знайти правильний код ДК 021:2015 (CPV), заповнити паспорт тендеру, додати закупівельні позиції, налаштувати критерії оцінки та перевірити десятки параметрів.
Чим більша компанія, тим більше часу команда закупівельників витрачає саме на підготовчі дії.”Ви відкриваєте новий тендер, а перші 20 хвилин займає не закупівля, а заповнення однакових полів.”
Саме для автоматизації цього етапу в APS SMART створено AI TenderWizard — інтелектуального помічника, який формує основу тендеру на підставі звичайного текстового опису потреби.
Як починати створювати тендери. Вистачить однієї фрази
Замість заповнення десятків полів користувач може просто описати свою потребу природною мовою.
Наприклад: Створити закритий редукціон на закупівлю розхідних матеріалів для кухонних приміщень на 22-й тиждень 2026 року. Бюджет — 40 000 грн. Категорія — витратні матеріали. Позиції завантажити з файла.
Після аналізу запиту AI Tender Wizard автоматично:
- створює паспорт тендеру;
- визначає категорію закупівлі;
- підбирає відповідний код CPV;
- додає типові умови участі;
- формує перелік закупівельних позицій;
- застосовує критерії оцінки відповідно до категорії закупівлі.
У результаті закупівельник отримує практично готову закупівельну процедуру, яку залишається лише перевірити та, за потреби, скоригувати.
AI Tender Wizard використовує досвід саме вашої компанії
На відміну від звичайних генеративних моделей, AI Tender Wizard не створює тендер “з чистого аркуша”.
Під час формування закупівлі система аналізує завершені тендери підприємства, корпоративну номенклатуру, довідники APS SMART та вже використані закупівельні шаблони.
Таким чином кожен новий тендер спирається на накопичений досвід організації.
Це дозволяє:
- використовувати вже перевірені закупівельні практики;
- швидше знаходити потрібні позиції;
- уникати дублювання номенклатури;
- підтримувати єдині корпоративні стандарти закупівель.
Фактично система працює не лише як AI-помічник, а й як інструмент збереження корпоративної експертизи.
Якщо інформації недостатньо?
Не обов’язково одразу вводити всі параметри закупівлі. AI TenderWizard підтримує повноцінний діалог із користувачем. Якщо якихось даних бракує, система сама уточнює необхідну інформацію.
При цьому вона пам’ятає контекст розмови, тому закупівельник може в будь-який момент:
- змінити бюджет;
- уточнити назву закупівлі;
- змінити категорію;
- скоригувати тип процедури;
- додати або відредагувати позиції.
Усі зміни враховуються автоматично без необхідності створювати тендер заново.
Робота з номенклатурою без дублювання
Однією з найскладніших задач будь-якої SRM-системи є підтримання чистоти корпоративної номенклатури.
AI TenderWizard намагається використовувати вже існуючі позиції довідника APS SMART або номенклатуру, яка застосовувалася в аналогічних закупівлях.
Такий підхід забезпечує:
- чисті довідники;
- відсутність дублювання позицій;
- коректну аналітику закупівель;
- менше адміністративної роботи для супроводження системи.
Якщо закупівля містить велику кількість позицій, їх можна просто завантажити з файла — система інтегрує їх у новий тендер.
Підтримуються різні сценарії закупівель
AI Tender Wizard працює як із відкритими, так і із закритими процедурами.Підтримуються:
| Типи тендерів | Види процедур | |
| відкритий тендер закритий тендер | RFx RFQ RFI RFP | Аукціон Редукціон |
Також доступна англомовна версія AI Tender Wizard для міжнародних компаній та мультинаціональних команд.
Бізнес-ефект від використання AI TenderWizard
| Менше ручної роботи | Швидший запуск закупівель | Менше ризику помилок | Використання накопиченої експертизи | Стандартизація закупівель |
| Система автоматично формує більшу частину тендерної документації та скорочує кількість рутинних операцій. | Тендер, який раніше створювався десятки хвилин, тепер формується за кілька повідомлень. | AI використовує корпоративні шаблони, довідники та історію закупівель, що значно знижує вплив людського фактору. | Кожен новий тендер автоматично враховує попередній досвід компанії, забезпечуючи сталість закупівельних процесів. | Єдині підходи до категоризації, CPV-класифікації та критеріїв оцінки допомагають підтримувати прозорий і керований процес закупівель. |
Приклад використання AI TenderWizard
Уявімо виробничу компанію, яка щомісяця проводить десятки закупівель господарських матеріалів, ЗІЗ, комплектуючих та витратних матеріалів.
Раніше закупівельник витрачав 20–30 хвилин лише на створення одного нового тендеру: підбирав CPV, шукав аналогічні закупівлі, додавав типові умови та формував перелік позицій.
Після впровадження AI TenderWizard достатньо короткого опису потреби або завантаження файлу з номенклатурою. Система автоматично створює основу тендеру, використовуючи історію попередніх закупівель компанії.
У результаті команда закупівельників витрачає менше часу на технічне оформлення процедур і більше — на аналіз ринку, вибір постачальників та досягнення кращих комерційних умов.
AI у APS SMART — це більше, ніж генерація тексту
AI TenderWizard є частиною комплексної AI-екосистеми APS SMART.
Штучний інтелект уже допомагає автоматично визначати коди ДК 021:2015 (CPV), аналізувати ринок, відповідати на запитання користувачів через AI-помічника APSiK та автоматизувати інші етапи закупівельного процесу.
Мета цієї екосистеми — не замінити закупівельника, а позбавити його рутинної роботи, залишивши людині найважливіше: прийняття рішень, переговори та управління закупівельною стратегією.
Більш детально з інформацією та демонстрацією звертайтеся до APS менеджерів