2020 рік за напругою не став винятком й для сфери закупівель. Пандемія COVID-19 внесла корективи в усі сфери нашого життя. Компанії почали переглядати стратегії розвитку, відповідно, закупівлі як частина бізнесу і базис в управлінні кризовими ситуаціями не могли не реагувати на виклики сьогодення. Спочатку здавалося, що нічого не змінилося, закуповували і закуповують, обсяги не падають. Але якщо подивитися глибше, то стає зрозуміло, що бізнес в тій чи іншій мірі готується до кризи, а значить і закупівельники повинні змінити підходи в роботі, приділити більшу увагу управлінню ризиками постачання.
Про закупівлі в карантин, читайте у нас на сайті.
Закупівельні підрозділи як антикризові центри компаній
Якщо говоримо про закупівлі як про базис управління кризовими ситуаціями, то маємо на увазі, що підрозділи закупівель повинні відігравати провідну і більш активну роль в управлінні компанії з метою оперативності оцінки ситуації та швидкості прийняття рішень. Це стосується і глобальних компаній, де відбуваються закупівлі сировини на мільярди коштів, так і невеликих компаній, для яких рішення «простих» запитань закупівлі, як то необхідне забезпечення для офісу, оренда приміщення, тощо екстраполюється до більш чіткого розуміння трансформації всіх витрат, в тому числі, щодо майбутніх оплат персоналу, виплат винагород акціонерам і т.п.
Управління ризиками процесів постачання
Правильне управління ризиками процесів постачання працює на майбутню перспективу. У цьому ключі можна говорити й про процеси консолідації потреб на закупівлю / постачання, процеси централізації закупівель (там, де це потрібно), й про управління запасами та логістикою, і звичайно ж про управління постачальниками.
Присутність хороших і перевірених постачальників є дуже вагомою. Тому обов’язково, з одного боку інвестувати у співробітництво з постачальниками, а з іншого, прогнозувати свою роботу в кризовій ситуації і гнучко управляти бізнес-процесами.
Розробка гнучкої стратегії розвитку
Ми розуміємо, що в реаліях України не всі компанії мають чітко напрацьовані стратегії розвитку, а тим більше стратегії з управління ризиками, особливо це стосується середніх і невеликих компаній. Тому дуже важливо розробити гнучкі до адаптації варіанти закупівельних процесів (зовнішніх і внутрішніх) з точки зору управління ризиками постачання.
Вага закупівельних підрозділів в управлінні бізнесом і синергія з іншими підрозділами компанії
Більшість компаній бачить цінність закупівель в тому, щоб зменшити витрати. Але це досить маленька частина в бізнесі, на який впливають закупівлі. Розуміння закупівель як наскрізного бізнес-процесу, пов’язаного з іншими процесами забезпечення життєдіяльності компанії, дає в підсумку істотну економію витрат.
Для посилення закупівельного відділу і впровадження змін необхідно заручитися підтримкою топ-менеджменту всередині компанії, продемонструвати, наскільки важливі закупівельники, яку вагу має рівень обслуговування внутрішніх замовників і якість виконаної роботи (закуплених товарів). Також не забуваємо про загальну вартість володіння закуплених товарів (ремонт, утилізація, інші накладні витрати).
Якщо йти далі, то закупівлі безпосередньо пов’язані не тільки з короткостроковими, а й з довгостроковій планами розвитку, від виробництва до виходу на нові ринки. Таким чином, закупівлі в синергії з іншими підрозділами компанії (виробництво, маркетинг, продаж) виконують стратегічну роль, також від них залежить наскільки просунуться КРІ інших департаментів.
Куди рухаються закупівлі в світі? Сучасні підходи в автоматизації закупівель
Ми, як люди, що безпосередньо працюють у сфері автоматизації, впевнені, що при нинішніх темпах автоматизації 60-70% простих завдань в закупівлях (акумуляція заявок, документообіг закупівель, прості тендери) будуть автоматизовані протягом наступних кількох років. Але ера часткової («точечної») автоматизації давно пройшла, а компанії, які автоматизували повні цикли закупівель економлять на 15-20% більше.
Автоматизація привабливий інструмент для керівництва компанії, вона дає можливість показати наглядовим радам / акціонерам / незалежним експертам, яким чином розвивається компанія і які результати приносить.
Зараз багато говорять про використання штучного інтелекту, який впроваджують в програмні продукти, в т.ч. і у внутрішні системи закупівельників. Деякі компанії вже створюють цілі автоматизовані екосистеми, в яких більша частина процесу закупівлі відбувається в автоматичному режимі: перевірка потреби, створення заявки, створення закупівлі / тендера, зв’язок з постачальником, оплата, відстеження статусу поставки і замовлення. Інновації – обов’язковий must have нашої реальності і міцний базис майбутнього.
Шість причин, за якими компанії зі списку ТОП-100 довіряють послуги Аладдін Системс, читайте на нашому сайті.
Діджіталізація закупівель та персонал
Якщо говорити про персонал, що обслуговує закупівлі, простих закупівельників, то ситуація на ринку досить строката. Автоматизація / діджіталізація для деяких з них це складно, незрозуміло, навіть загрозливо (система як конкурент для людини), система як спосіб боротьби з неправомірними діями (корупцією). То у інших вже визріло розуміння, що просунутий користувач автоматизованої системи більш затребуваний на ринку, а автоматична система не конкурент, а помічник, особливо в обробці трудомістких і монотонних процесів, захист від «ручної» помилки, доказовий інструмент виконання КПІ.
Більш докладно про цифровізацію персоналу, досвід, сучасність та майбутнє.
Такі «автоматизовані» закупівельники не просто «постачальники» для колег, а мають можливість виконувати важливу стратегічну роль – будувати ефективну автоматизовану закупівельну екосистему, допомагати своїй компанії розвиватися.
