У нашій попередній статті ми розбиралися які електронні торгові/тендерні майданчики, біржі та системи управління закупівлями існують, для чого вони створені, і які вони мають відмінності.  Визначилися, що головна відмінність електронних торговельних майданчиків від автоматизованих систем управління закупівелями в  їхньому цільовому призначенні.  Для майданчика – це проведення торів, для систем – автоматизація внутрішніх процесів та документообігу компанії з управління закупівлями/збутом.

 Тепер поговоримо про автоматизацію закупівель «посерйозному».

У сфері управління – діяльність, спрямована на формування стратегії взаємодії з контрагентами, оптимізацію закупівельних бізнес-процесів, планування і контроль бюджетів, аналіз результатів закупівель (в т.ч. по роботі з постачальниками) – називається «supplier relationship management» SRM).

 «… ті, хто здатний працювати, керуючись принципами SRM, можуть створити величезну цінність для свого бізнесу» (Jonathan Webb, Forbes).

Переваги SRM методології

Швидкість і обґрунтованість рішень.  За допомогою кількісних і якісних даних, можна швидко виявляти ризики, можливі вразливі місця в ланцюжку постачання, управляти всім ланцюжком, підвищувати прозорість закупівель, аргументовано реагувати на аудити.

Зниження прямих витрат.  Прямі витрати значно зменшуються за рахунок консолідації потреб на закупівлю і централізації закупівельної діяльності;  за рахунок автоматизації та збільшення швидкості проведення тендерних процедур, скорочення закупівельного циклу, а також за рахунок більш ефективного управління запасами.

Постійний розвиток та вдосконалення бізнес-процесів.  Більшість процесів, незалежно від того, наскільки добре вони збудовані, зазвичай можна завжди поліпшити.  Відкриті  взаємини між закупівельниками та постачальниками сприяють спільному збагаченню ідеями щодо вдосконалення продуктів і послуг, інноваціями у загальних процесах взаємодії, а також впливають на розвиток програмних продуктів, що автоматизують ці процеси.  У свою чергу, ми як розробники ІТ-систем і продуктів, давно зрозуміли, що наші клієнти й закупівельники й постачальники – це наші вчителі.

Win-Win аутсорсинг.  Аутсорсинг закупівель ще одна сфера де SRM принципи незамінні.  Довірчі відносини з кращими постачальниками у перевірених «закупівельних операторів», дозволяє компаніям передавати їм некритичні завдання із закупівлі на аутсорс.  Це знижує навантаження на внутрішні відділи, вивільняє ресурси для досягнення більш важливих цілей в бізнесі.

SRM автоматизовані системи

SRM системи – спеціалізований клас програмних продуктів/систем, який забезпечує автоматизоване управління постачальниками і повним циклом закупівельної діяльності компанії.

Управління взаємодією з постачальниками

Закупівлі/збут не можуть існувати без двох основних складових: власне, самі закупівельники та їх рівноправні партнери – постачальники.  Без одних не буде інших.

Один з аспектів управління взаємовідносинами з постачальниками, на якому базується SRM стратегія – це класифікація і сегментація постачальників.  Поділ постачальників на стратегічних (тих, на кого лягає забезпечення основних бізнес-процесів) і операційних (заміна яких не зіграє істотної ролі) допомагає правильно розподілити функції та порядок взаємодії осіб, відповідальних за організацію і проведення закупівель, узагальнити і регламентувати закупівельні процедури, аналізувати і  своєчасно реагувати на зміни в діяльності ключових постачальників.

У SRM APS SMART є спеціалізований модуль «Управління постачальниками», який забезпечує:

  • Поетапний контроль і моніторинг постачальників: перевірка при реєстрації, контроль і моніторинг в процесі роботи;
  • Рейтинги постачальників, оцінки ризиків;
  • Вбудовані методики і інструменти аналізу (матриця Краліча, операційна оцінка, баланс «ціна-якість» і т.п.);
  • Єдиний контроль над різними підприємствами структури;
  • Автоматична звітність і статистика постачальників (контрагентів);
  • Готові набори критеріїв оцінки контрагентів, статуси їх роботи;
  • Можливість отримання досьє на контрагента з 40а державних реєстрів (YouControl).

Автоматизація «повного циклу» закупівельної діяльності

Що таке «повний цикл» у закупівлях.  Це коли в єдиній (автоматизованій) закупівельної системі об’єднані всі можливості і робочі інструменти для операційної та стратегічної діяльності компанії в сфері закупівель: консолідація і узгодження потреб, багатоформатні торги, контрактація і замовлення, контроль оплат і постачання, взаємодія з постачальниками, моніторинг KPI закупівельного  персоналу, аналітика закупівель, тощо.  А також є можливості інформативного та аналітичного розширення даних на суміжні бізнес-процеси: управління запасами, планування і бюджетування, логістику, платежі і т.п.  При цьому має зберігатися конфіденційність і безпека роботи користувачів з даними та електронними документами, в т.ч.  юридично значущими.

Як Ви помітили, поняття «управління повним циклом закупівельної діяльності» дуже широке, воно охоплює не тільки закупівлі, а й суміжні сфери діяльності компанії, а також, якщо буде потрібно, то і інші області життєдіяльності компанії.  І що б розгортати рішення подібного роду, потрібен досвід, кваліфікація та постійна інноваційна діяльність.  Це «автоматизація по серйозному», і ми з гордістю можемо сказати, що такою серйозною SRM системою є наш продукт APS SMART.

Ключові переваги SRM APS SMART

  • Гнучке налаштування продукту під існуючі бізнес-процеси і організаційну структуру компанії;
  • Підтримка холдингової структури бізнесу, покриття всіх юридичних осіб, регіональних підрозділів, забезпечення (де-) централізованої функції закупівель;
  • Швидке розширення функціональності продукту для автоматизації всього ланцюжка закупівель в компанії: від появи потреби до отримання товару на складі;
  • Розміщення продукту як на серверах Замовника, так і у «хмарі» з керуванням доступами з боку Замовника для співробітників та третіх осіб;
  • Робота як з номенклатурними довідниками Замовника, так і у прив’язці до CPV-довідника;
  • Робота з одиничними номенклатурними позиціями (ERP архітектура);
  • 100% електронний закупівельний документообіг (включаючи КЕП) з гнучкою системою узгодження рішень у закупівлях;  наявність Telegram бота для мобільного узгодження документів;
  • Повний набір всіх необхідних закупівельних процедур з кваліфікацією постачальників і необмеженою кількістю турів, лотів, номенклатурних позицій;
  • Повністю автоматизована комплексна оцінка пропозицій постачальників (з будь-якої ієрархією цінових і нецінових критеріїв), включаючи наведену вартість;
  • Набір багатофакторних онлайн торгів і комбінаторика при виборі постачальників по позиціях, лотах, всьому тендеру, з поділом обсягів між постачальниками і т.п.;
  • Створення всіх наступних закупівельних процедур в один клік (інтелектуальний досвід);
  • Широка база перевірених постачальників з інтелектуальним пошуком, інтеграція з YouControl;
  • Управління власною базою постачальників з перевіркою Служби безпеки;
  • Повна онлайн аналітика закупівель в будь-якому розрізі і за будь-який період часу;
  • Безшовна інтеграція продукту з будь-якими обліковими системами Замовника.

Ми автоматизуємо вас по серйозному!  Звертайтеся!

Ще статті по темі:

SRM, Оптимізація закупівель

Вибір постачальника по приведеної вартості

Подібні записи