У нашій попередній статті ми розбиралися які електронні торгові/тендерні майданчики, біржі та системи управління закупівлями існують, для чого вони створені, і які вони мають відмінності. Визначилися, що головна відмінність електронних торговельних майданчиків від автоматизованих систем управління закупівелями в їхньому цільовому призначенні. Для майданчика – це проведення торів, для систем – автоматизація внутрішніх процесів та документообігу компанії з управління закупівлями/збутом.
Тепер поговоримо про автоматизацію закупівель «посерйозному».
У сфері управління – діяльність, спрямована на формування стратегії взаємодії з контрагентами, оптимізацію закупівельних бізнес-процесів, планування і контроль бюджетів, аналіз результатів закупівель (в т.ч. по роботі з постачальниками) – називається «supplier relationship management» SRM).
«… ті, хто здатний працювати, керуючись принципами SRM, можуть створити величезну цінність для свого бізнесу» (Jonathan Webb, Forbes).
Переваги SRM методології
Швидкість і обґрунтованість рішень. За допомогою кількісних і якісних даних, можна швидко виявляти ризики, можливі вразливі місця в ланцюжку постачання, управляти всім ланцюжком, підвищувати прозорість закупівель, аргументовано реагувати на аудити.
Зниження прямих витрат. Прямі витрати значно зменшуються за рахунок консолідації потреб на закупівлю і централізації закупівельної діяльності; за рахунок автоматизації та збільшення швидкості проведення тендерних процедур, скорочення закупівельного циклу, а також за рахунок більш ефективного управління запасами.
Постійний розвиток та вдосконалення бізнес-процесів. Більшість процесів, незалежно від того, наскільки добре вони збудовані, зазвичай можна завжди поліпшити. Відкриті взаємини між закупівельниками та постачальниками сприяють спільному збагаченню ідеями щодо вдосконалення продуктів і послуг, інноваціями у загальних процесах взаємодії, а також впливають на розвиток програмних продуктів, що автоматизують ці процеси. У свою чергу, ми як розробники ІТ-систем і продуктів, давно зрозуміли, що наші клієнти й закупівельники й постачальники – це наші вчителі.
Win-Win аутсорсинг. Аутсорсинг закупівель ще одна сфера де SRM принципи незамінні. Довірчі відносини з кращими постачальниками у перевірених «закупівельних операторів», дозволяє компаніям передавати їм некритичні завдання із закупівлі на аутсорс. Це знижує навантаження на внутрішні відділи, вивільняє ресурси для досягнення більш важливих цілей в бізнесі.
SRM автоматизовані системи
SRM системи – спеціалізований клас програмних продуктів/систем, який забезпечує автоматизоване управління постачальниками і повним циклом закупівельної діяльності компанії.
Управління взаємодією з постачальниками
Закупівлі/збут не можуть існувати без двох основних складових: власне, самі закупівельники та їх рівноправні партнери – постачальники. Без одних не буде інших.
Один з аспектів управління взаємовідносинами з постачальниками, на якому базується SRM стратегія – це класифікація і сегментація постачальників. Поділ постачальників на стратегічних (тих, на кого лягає забезпечення основних бізнес-процесів) і операційних (заміна яких не зіграє істотної ролі) допомагає правильно розподілити функції та порядок взаємодії осіб, відповідальних за організацію і проведення закупівель, узагальнити і регламентувати закупівельні процедури, аналізувати і своєчасно реагувати на зміни в діяльності ключових постачальників.
У SRM APS SMART є спеціалізований модуль «Управління постачальниками», який забезпечує:
- Поетапний контроль і моніторинг постачальників: перевірка при реєстрації, контроль і моніторинг в процесі роботи;
- Рейтинги постачальників, оцінки ризиків;
- Вбудовані методики і інструменти аналізу (матриця Краліча, операційна оцінка, баланс «ціна-якість» і т.п.);
- Єдиний контроль над різними підприємствами структури;
- Автоматична звітність і статистика постачальників (контрагентів);
- Готові набори критеріїв оцінки контрагентів, статуси їх роботи;
- Можливість отримання досьє на контрагента з 40а державних реєстрів (YouControl).
Автоматизація «повного циклу» закупівельної діяльності
Що таке «повний цикл» у закупівлях. Це коли в єдиній (автоматизованій) закупівельної системі об’єднані всі можливості і робочі інструменти для операційної та стратегічної діяльності компанії в сфері закупівель: консолідація і узгодження потреб, багатоформатні торги, контрактація і замовлення, контроль оплат і постачання, взаємодія з постачальниками, моніторинг KPI закупівельного персоналу, аналітика закупівель, тощо. А також є можливості інформативного та аналітичного розширення даних на суміжні бізнес-процеси: управління запасами, планування і бюджетування, логістику, платежі і т.п. При цьому має зберігатися конфіденційність і безпека роботи користувачів з даними та електронними документами, в т.ч. юридично значущими.
Як Ви помітили, поняття «управління повним циклом закупівельної діяльності» дуже широке, воно охоплює не тільки закупівлі, а й суміжні сфери діяльності компанії, а також, якщо буде потрібно, то і інші області життєдіяльності компанії. І що б розгортати рішення подібного роду, потрібен досвід, кваліфікація та постійна інноваційна діяльність. Це «автоматизація по серйозному», і ми з гордістю можемо сказати, що такою серйозною SRM системою є наш продукт APS SMART.
Ключові переваги SRM APS SMART
- Гнучке налаштування продукту під існуючі бізнес-процеси і організаційну структуру компанії;
- Підтримка холдингової структури бізнесу, покриття всіх юридичних осіб, регіональних підрозділів, забезпечення (де-) централізованої функції закупівель;
- Швидке розширення функціональності продукту для автоматизації всього ланцюжка закупівель в компанії: від появи потреби до отримання товару на складі;
- Розміщення продукту як на серверах Замовника, так і у «хмарі» з керуванням доступами з боку Замовника для співробітників та третіх осіб;
- Робота як з номенклатурними довідниками Замовника, так і у прив’язці до CPV-довідника;
- Робота з одиничними номенклатурними позиціями (ERP архітектура);
- 100% електронний закупівельний документообіг (включаючи КЕП) з гнучкою системою узгодження рішень у закупівлях; наявність Telegram бота для мобільного узгодження документів;
- Повний набір всіх необхідних закупівельних процедур з кваліфікацією постачальників і необмеженою кількістю турів, лотів, номенклатурних позицій;
- Повністю автоматизована комплексна оцінка пропозицій постачальників (з будь-якої ієрархією цінових і нецінових критеріїв), включаючи наведену вартість;
- Набір багатофакторних онлайн торгів і комбінаторика при виборі постачальників по позиціях, лотах, всьому тендеру, з поділом обсягів між постачальниками і т.п.;
- Створення всіх наступних закупівельних процедур в один клік (інтелектуальний досвід);
- Широка база перевірених постачальників з інтелектуальним пошуком, інтеграція з YouControl;
- Управління власною базою постачальників з перевіркою Служби безпеки;
- Повна онлайн аналітика закупівель в будь-якому розрізі і за будь-який період часу;
- Безшовна інтеграція продукту з будь-якими обліковими системами Замовника.
Ми автоматизуємо вас по серйозному! Звертайтеся!
Ще статті по темі:
